21 zasad prostego języka: niech Twój tekst będzie bardziej przekonujący!

Treści na Twojej stronie nie przynoszą zakładanych efektów? Na szczęście możesz to naprawić – i to całkiem sprawnie. Oto pierwsze wnioski z kursu prostego języka w biznesie.

Z tego wpisu dowiesz się:

• co to jest prosty język,
• czym prosty język różni się od innych stylów pisania,
• ile jest zasad prostego języka,
• na ilu warstwach trzeba rozpatrywać upraszczany tekst,
• jakie są zasady dotyczące merytoryki tekstu,
• jakie są zasady dotyczące struktury tekstu,
• jakie są zasady dotyczące gramatyki tekstu,
• jakie są zasady dotyczące relacji w tekście.

Pisząc na jakiś temat, mamy do wyboru:

• język łatwy – kiedy odbiorcami są osoby z niepełnosprawnością intelektualną,
• prosty język – „czytasz i wiesz”, 15 sekund wystarczy, aby zorientować się w treści,
• język standardowy – z którym spotykamy się na co dzień, często pełny „urzędyzmów”, czyli skomplikowanych konstrukcji gramatycznych, które spowalniają zrozumienie sensu,
• język profesjonalny – nie oczekujesz chyba, że praca doktorska, czy felieton w czasopiśmie literackim, będą napisane prostym językiem?

Prosta polszczyzna to narzędzie do sprawnej komunikacji, ale przede wszystkim – język klarownych myśli, szczerych intencji i prostej formy. Idea prostego języka wyszła od administracji rządowej i przyjęła się międzynarodowo. W angielskim to plain language, po francusku langage claire.

Jego polski odpowiednik, prostą polszczyznę, opracowali (i wielokrotnie sprawdzili) językoznawcy z Uniwersytetu Wrocławskiego, którzy prowadzą nasz kurs konsultanta prostego języka.

Prosty język to standard, który zakłada, że treść powinna być napisana w taki sposób, by odbiorca:

• szybko ją przeczytał,
• zrozumiał,
• potrafił z niej skorzystać w praktyce.

Prosta komunikacja powinna być podstawą w biznesie, jednak łatwo wpaść w rozmaite pułapki i nieświadomie skomplikować przekaz. O tym, dlaczego nie piszemy prosto, wyjaśniamy tym wpisie: Prosta komunikacja w biznesie. Dlaczego nie piszemy prosto? – Contelia.com I Content Marketing dla IT.

Ile jest zasad prostego języka?

Uproszczenie tekstu to procedura, którą można zalgorytmizować. Niektórzy sprowadzają zasady prostej polszczyzny do 10 punktów, niektórzy wymieniają ponad 25. Naukowcy z Pracowni Prostej Polszczyzny zakładają że jest ich około 50-60, ale ostateczna liczba zależy od tekstów, które mamy do uproszczenia. Najlepiej zbierać je w miarę pojawiania się do spójnej firmowej bazy, pogrupowanej według kategorii.

Nie należy jednak zapominać, że normy prostej polszczyzny tworzy praktyka i trudno je wszystkie ująć w ramy. To dlatego czasem potrzebny jest konsultant prostego języka, czyli osoba, która oprócz skodyfikowanej wiedzy wykorzystuje także własne doświadczenie i wyczucie językowe. Przeczytaj wywiad z konsultantem prostego języka: Konsultant prostego języka unika dwóch porządków – Contelia.com I Content Marketing dla IT.

Cztery poziomy upraszczania tekstu

Zabierając się do uproszczenia tekstu, musimy wziąć pod uwagę cztery warstwy. Pierwsza to warstwa merytoryczna, gdzie często mamy do czynienia z asymetrią wiedzy po stronie piszącego i odbiorcy. Tu mogą pojawić się pewne skróty myślowe czy niedomówienia, a także skomplikowane sformułowania branżowe, których poziom należy dopasować do odbiorcy docelowego.

Druga warstwa, widoczna na pierwszy rzut oka, to struktura tekstu. Często w języku standardowym jest bardzo uboga – tekst wygląda jak ściana, bez wyodrębnienia choćby głównych akapitów, co bardzo utrudnia zrozumienie. Na tym poziomie zadaniem redaktora jest podzielenie tekstu na bardziej „lekkostrawne” fragmenty opatrzone śródtytułami, a nieraz i głębsza interwencja: dodanie wypunktowania czy wytłuszczenia najważniejszych kwestii.

Trzecia to warstwa gramatyczna. Tutaj sprawa jest dosyć jasna – przede wszystkim zaczynamy od zamiany strony biernej na czynną, a rzeczowniki odczasownikowe na czynności. Warto przyjrzeć się także logice zdania oraz usunąć wszelkie tautologie, czyli słowa lub wyrażenia, które nawzajem się dublują (tzw. masło maślane).

Czwarta warstwa to warstwa relacyjna, gdzie często mamy do czynienia z asymetrią władzy. Celem prostego języka jest zbudowanie relacji z czytelnikiem. Warto zacząć od zamiany form trzecio- i bezosobowych na zaimki i wykreślić wszelkie „urzędyzmy”, które powodują, że tekst jest pozbawiony empatii.

Zasady upraszczania języka polskiego

Zasady dotyczące merytoryki

Po pierwsze: nie upraszczaj wiedzy merytorycznej! Tekst pisany prostym językiem nie zawsze będzie krótszy od oryginału. Co w takim razie robić?

1. Dodawaj treści wspierające.
Czasem potrzebne są wyjaśnienia skomplikowanych treści, zapożyczone z renomowanych źródeł internetowych lub dodane po konsultacji z ekspertem.

2. Używaj powszechnych i zrozumiałych słów.
Kieruj się tutaj wyczuciem, lub narzędziami typu Logios czy Jasnopis.

3. Tłumacz skrótowce.
Od tej reguły nie ma wyjątków!

4. Nie używaj nazw abstrakcyjnych, których nie można sobie wyobrazić.
Podaj przykład, np. zamiast „meble” napisz „sofa i stół”. 

5. Nieustannie dbaj o uwagę czytelnika! To szczególnie ważne w czasach, gdy nasza zdolność koncentracji z pokolenia na pokolenie się zmniejsza. Jeśli „zgubisz” czytelnika w środku tekstu, komunikacja jest „spalona”, bez względu na dobre pierwsze wrażenie. Potrzebujesz inspiracji? Przeczytaj o framingu.

Zasady dotyczące struktury

Najlepsze teksty to takie, które podobają się na pierwszy rzut oka oraz nie wymagają uważnej analizy. Sposób, w jaki ułożysz tekst, ma znaczenie, podobnie jak słowa, które tworzą strukturę. Jak najlepiej się do tego zabrać?

1. Stwórz strukturę, która pokazuje, jakie informacje są najważniejsze.
Np. podstawę prawną zamieszczaj na końcu pisma, a odsyłacze do niej w środku korespondencji.

2. Stosuj informatywne nagłówki, wypunktowania i wyróżnienia.
To metody nawigacji w tekście, które pomagają czytelnikowi zorientować się, gdzie aktualnie się znajduje i gdzie jest ta informacja, której szuka.

3. Wyposaż tekst w nagłówki, które pokazują, o czym jest.

4. Stosuj zasadę „1 myśl = 1 zdanie”.

5. Podawaj przykłady i wydzielaj je z tekstu:

• za pomocą wypunktowań
• tak jak w tym paragrafie

Zasady dotyczące gramatyki

Naśladuj schematy gramatyczne, z którymi odbiorcy stykają się na co dzień w tekstach, które czytają najchętniej.

1. Zrezygnuj ze strony biernej lub używaj jej jak najrzadziej.
Strona bierna to konstrukcja typowa dla chłodnych, bezosobowych powiadomień, np. „Wiadomość została wysłana”.

2. Unikaj rzeczowników, które „połknęły” czasownik, np. zrobienie, otrzymanie, wypełnienie.
Twórcy prostej polszczyzny nazywają je też rzeczownikami zombie. I słusznie! Takie słowa tylko przypominają czasowniki, a tak naprawdę ukrywają czynności i ich wykonawców, wysysając z tekstu życie i dynamikę. 

3. Unikaj form bezosobowych.
Słowa takie jak „trzeba”, „należy”, „warto” oraz zakończone na -no i -to sprawiają, że Twój tekst staje się płaski. Po prostu nie wiadomo, o kogo chodzi!

4. Unikaj imiesłowów (-ąc, -łszy, -wszy).
Imiesłowy nadają się do urozmaicania stylu w tekstach literackich, ale nie używamy ich w prostej polszczyźnie.

5. Stosuj naturalną gramatykę.
Przypominamy: w języku polskim najpierw idzie podmiot, potem orzeczenie.

Zasady dotyczące relacji

Buduj relację z czytelnikiem, bo inaczej Twój przekaz po prostu nie będzie skuteczny. Jak to zrobić? 

1. Postaw człowieka w centrum swojego tekstu.
Zwracaj się do niego na ty, a o sobie i swojej firmie pisz „my”.
2. Podziel odbiorców na grupy i określ korzyść.
3. Daj więcej niż musisz.
4. Odeślij do miejsca, gdzie mogą dowiedzieć się więcej.

I ostatnia relacyjna zasada, którą Ann Handley dostała na początku swojej pracy w gazecie:
„Załóż, że odbiorca nie wie o danym temacie nic. Nie zakładaj jednak nigdy, że jest głupi!”.

Między innymi o tym mówimy na naszych szkoleniach z prostego języka.