Norma ISO 24495‑2:2025. Co oznacza dla prawników? 

Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna opublikowała normę ISO 24495-2:2025. To pierwsze na świecie, globalne wytyczne, które dotyczą prostej komunikacji prawnej. Nowy standard rozwija ogólne zasady prostego języka zawarte w pierwszej części normy (ISO 24495-1). Pokazuje, jak tworzyć pisma, umowy i regulaminy, które Twoi odbiorcy łatwo znajdą, zrozumieją i wykorzystają w praktyce. Dla branży prawniczej to ogromna zmiana – od teraz prostota staje się oficjalnym elementem profesjonalizmu. 

Nowa norma w skrócie: 

• Dotyczy języka prawnego – podpowiada, jak pisać pisma procesowe, umowy czy opinie.  
• Rozwija zasady dla kontekstu prawnego – dostosowuje uniwersalne reguły prostego języka do specyfiki pracy prawnika.  
• Nie ma jeszcze certyfikacji – działa jako zbiór najlepszych praktyk i wytycznych, a nie sztywny przymus prawny.  
• Buduje przewagę rynkową – Twoja kancelaria może wykorzystać normę jako mocny argument w rozmowach z klientami oraz jako świetne narzędzie do wewnętrznych szkoleń.  

Czym jest ISO 24495-2:2025 i dlaczego warto ją znać? 

Pełna nazwa dokumentu to ISO 24495-2:2025 Plain language – Part 2: Legal communication. Ta międzynarodowa norma podpowiada, jak formułować komunikaty prawne w jasny sposób. Dzięki temu ich adresaci mogą bez problemu korzystać ze swoich praw i sprawnie realizować obowiązki.  

Standard pojawił się w sierpniu 2025 roku. Jest on bezpośrednią kontynuacją pierwszej części normy z 2023 roku (ISO 24495-1), która wprowadziła ogólny fundament dla prostego języka.  

Zobacz nasz wpis o pierwszej części normy: Norma ISO dla prostego języka. Co oznacza dla marketingowców? – Contelia.com I Content Marketing dla B2B. 

3 filary nowoczesnego dokumentu prawnego 

W praktyce nowa norma wymaga od Ciebie, aby każdy dokument prawny był: 

1. Zorientowany na użytkownika – na pierwszym miejscu stawiaj potrzeby, wiedzę i możliwości Twojego klienta.  

2. Napisany jasno i prosto – bez zbędnego żargonu, łacińskich zwrotów i skomplikowanych konstrukcji.  

3. Zaprojektowany tak, by z niego korzystać – warstwa graficzna (układ tekstu, tabele, światło na stronie) musi pomagać w czytaniu, a nie je utrudniać. 

Gdzie wykorzystasz normę? 

Norma ISO 24495-2:2025 sprawdzi się w dokumentach prawnych przygotowywanych w wielu różnych sektorach. Dotyczy to w szczególności: 

• sektora prawnego (kancelarie, działy prawne), 
• administracji publicznej, 
• organizacji pozarządowych, 
• oraz ochrony zdrowia. 

Choć standard koncentruje się głównie na komunikacji pisemnej, warto go wykorzystać także w wybranych sytuacjach ustnych. Zasady te pomogą Ci np. gdy wyjaśniasz klientowi trudne kwestii prawne. [iso.org]

Czy norma pasuje do języka polskiego? 

Tak, norma jest neutralna językowo, więc z powodzeniem zastosujesz ją w większości języków. Choć w samym standardzie znajdziesz przykłady jedynie w języku angielskim i francuskim, uniwersalne zasady prostej komunikacji prawnej są skuteczne również w języku polskim. 

Jak ISO 24495-2 łączy się z resztą systemu ISO? 

Fundament: Cztery zasady prostego języka (ISO 24495-1) 

Wszystko zaczyna się od pierwszej części normy (ISO 24495-1:2023), która definiuje skuteczny komunikat poprzez cztery filary:  

• Trafność – czytelnik otrzymuje dokładnie to, czego potrzebuje.  
• Łatwość wyszukiwania – czytelnik bez trudu znajduje potrzebne informacje.  
• Zrozumiałość – czytelnik łatwo rozumie treść, do której dotarł.  
• Używalność – czytelnik potrafi wykorzystać informacje, aby osiągnąć swój cel.  

Przeniesienie na grunt prawa: ISO 24495-2 

Druga część normy (ISO 24495-2:2025) bierze te cztery fundamenty i dopasowuje je do specyfiki języka prawniczego. Autorzy normy rozstrzygają w niej kluczowe dla branży dylematy, takie jak:  

• jak tworzyć precyzyjne definicje, 
• jak unikać niejednoznaczności w zapisach, 
• kiedy język może być „otwarty”, a kiedy musi być ściśle techniczny, 
• jak znaleźć idealną równowagę między prostotą a poprawnością prawną. 

Jak norma ISO wspiera zasadę „istotność”? 

Pierwsza zasada normy ISO dotyczy istotności – czyli tego, aby odbiorca otrzymał dokładnie takie informacje, jakich potrzebuje. Aby to osiągnąć, norma zachęca Cię do wykorzystania technik legal design.  

Projektuj z myślą o człowieku 

Legal design to przeniesienie metod design thinking do świata prawa. Zamiast polegać na sztywnych szablonach, zacznij od analizy potrzeb konkretnego człowieka. Bez względu na tradycję czy utarte nawyki, musisz zrozumieć, kim jest Twój czytelnik i w jakim celu sięga po Twój dokument.  

Zgodnie z normą, Twój dokument prawny powinien: 

• Uwzględniać konkretnego odbiorcę – projektuj treść z myślą o tym, czy czyta ją konsument, pacjent, pracownik, czy kontrahent biznesowy (B2B).  
• Skupiać się na celu – umieszczaj w dokumencie tylko te informacje, które są niezbędne, by czytelnik osiągnął to, po co sięgnął po tekst.  

Od szablonu do analizy – duża zmiana w pracy 

W praktyce oznacza to, że musisz udokumentować, jak analizujesz swojego odbiorcę i cel komunikacji. To ogromna zmiana w codziennej pracy kancelarii. W tradycyjnym modelu dokument często „powstaje z szablonu”, a dopiero potem jest redagowany. Zgodnie z normą ISO, to Ty musisz świadomie dopasować treść do konkretnego człowieka, a nie odwrotnie. 

Jak norma ISO wspiera zasadę „łatwość wyszukiwania”? 

Drugą zasadą normy ISO jest łatwość wyszukiwania informacji. Oznacza to, że Twój dokument musi być tak zorganizowany, aby czytelnik bez trudu odnalazł to, czego potrzebuje.  

Oto jak wdrożyć te zasady w dokumentach prawnych, korzystając ze wskazówek normy ISO 24495-2: 

Jak projektować strukturę dokumentu? 

Zgodnie z normą, Twój dokument powinien:  

• Mieć logiczną strukturę – nagłówki muszą być zgodne z treścią, która po nich następuje.  
• Ułatwiać nawigację – stosuj spójną numerację i unikaj zbyt wielu poziomów podpunktów, które utrudniają orientację.  
• Wyróżniać informacje krytyczne – najważniejsze elementy, takie jak terminy, koszty, sankcje czy warunki odstąpienia od umowy, muszą być od razu widoczne.  

Prawnik jako projektant informacji 

Standard ISO zachęca do zmiany myślenia o umowie. Zamiast zmuszać klienta do czytania całego tekstu „od deski do deski”, projektuj dokument tak, aby najważniejsze informacje były podane na tacy.  

W codziennej pracy pomogą Ci w tym: 

• Tytuły w formie pytań lub tezy – dzięki nim czytelnik od razu wie, co znajdzie w sekcji.  
• Krótkie streszczenia – umieszczaj je na początku każdej sekcji.  
• Wizualne akcenty – kluczowe zapisy wyróżniaj za pomocą schematów, kolumn lub ramek.  

Najważniejsze zasady techniczne 

Aby dokument był w pełni zgodny z normą ISO 24495-2, pamiętaj o dwóch kwestiach: 

1. Ogranicz odniesienia do innych tekstów – ich nadmiar tworzy tzw. „szum” i utrudnia czytanie.  

2. Stosuj przejrzystą hierarchię – logiczna numeracja pomaga utrzymać porządek w długich dokumentach.

Jak norma ISO wspiera zasadę „zrozumiałość”? 

Trzecia zasada normy ISO dotyczy zrozumiałości. Skupia się ona na tym, aby język dokumentu był jasny i czytelny dla odbiorcy. 

Jak dobierać słownictwo i definicje? 

• Używaj słów, które są znane odbiorcy, ale jednocześnie pozostają poprawne pod względem prawnym. 
• Unikaj żargonu, a wszelkie terminy techniczne wyjaśniać już przy pierwszym użyciu. 
• Unikaj umieszczania wszystkich definicji w sekcji „Definicje” na końcu dokumentu – lepiej wyjaśniaj je na bieżąco, w treści. 
• Wyjaśniaj szczególne znaczenie niektórych zapisów, jeśli jest to ważne dla czytelnika. 

Rola elementów wizualnych i spójności 

Norma podkreśla, że elementy graficzne są kluczowe, ale muszą pełnić rolę pomocniczą: 

• Wykresy, tabele, listy i schematy powinny wspierać tekst, a nie go zastępować. 
• Należy zachować pełną spójność terminologiczną. 
• Warto dopuszczać powtórzenia tego samego terminu, aby uniknąć niejasności wynikającej z używania synonimów. 

Nieprecyzyjność w prawie 

Norma przyznaje, że czasami pewna nieprecyzyjność zapisu może być uzasadniona, na przykład, gdy ustawa ma zostać dookreślona w późniejszym terminie. Musi to być jednak świadomy i kontrolowany zabieg. Autorzy powinni też uważać na różne rodzaje niejednoznaczności, takie jak: 

• niejednoznaczność leksykalna (wieloznaczność słów), 
• niejednoznaczność składniowa (niejasna struktura zdania), 
• niejednoznaczność kontekstowa.

Jak norma ISO wspiera zasadę „używalność”? 

Czwarta zasada normy ISO 24495-2 dotyczy używalności. To najbardziej wymagająca część standardu, ponieważ wykracza poza samo redagowanie tekstu i wchodzi w obszar zarządzania procesami oraz oceny skuteczności dokumentów.  

Jak dbać o używalność dokumentów? 

Norma zaleca, aby proces tworzenia dokumentu był ciągły:  

• Testuj i poprawiaj – oceniaj tekst już na etapie jego redagowania.  
• Monitoruj po publikacji – regularnie sprawdzaj, czy dokument jest używany zgodnie z przeznaczeniem i czy faktycznie odpowiada na potrzeby użytkownika.  

Jak poradzić sobie z „kulturą KPI” w kancelarii? 

W branży prawniczej mierniki efektywności (KPI – Key Performance Indicators) bywają rzadkością, ponieważ prawnicy często czują, że przygotowanie samego dokumentu jest już wystarczającym wyzwaniem. Jednak wdrożenie tej zasady nie musi wiązać się z drastyczną zmianą nawyków.  

Możesz zacząć od prostych kroków: 

• Zdefiniuj cel dokumentu – już na etapie analizy potrzeb użytkownika zadaj sobie pytanie: „Co dokładnie ten dokument ma osiągnąć?”.  
• Ustal wskaźniki sukcesu – zastanów się, jak zmierzysz przydatność dokumentu (np. liczbę pytań od klienta dotyczących treści danego zapisu).  

Podejście to pozwoli Ci tworzyć dokumenty, które nie tylko są poprawne prawnie, ale przede wszystkim skutecznie realizują swój cel. 

Konsekwencje praktyczne dla kancelarii i działów prawnych 

Norma jako Twój standard odniesienia (benchmark) 

ISO 24495-2 otwiera przed Tobą nowe możliwości zarządzania jakością tekstów prawnych: 

• Audyt dokumentacji: Norma stanowi świetne ramy do oceny jakości Twoich umów, regulaminów czy klauzul informacyjnych.  
• Argument w sporach: Może służyć jako profesjonalny standard przy ocenie, czy dokument został sformułowany w sposób zrozumiały dla odbiorcy.  
• Wewnętrzna standaryzacja: Pomaga ujednolicić styl i strukturę pism w całym zespole, co znacząco poprawia efektywność pracy.  

Wymierna przewaga rynkowa 

Wdrożenie normy to nie tylko zabieg wizerunkowy, ale realne wsparcie codziennej praktyki prawniczej. Przekłada się ono na konkretne korzyści operacyjne: 

• Mniejsze ryzyko interpretacyjne: Jasne i precyzyjne zapisy ograniczają pole do błędnych interpretacji.  
• Niższe koszty obsługi: Czytelne dokumenty generują mniej zapytań, reklamacji i wniosków o doprecyzowanie, co oszczędza czas prawników.  
• Większa przewidywalność: Jasne zasady sprawiają, że strony lepiej rozumieją swoje role, co podnosi przewidywalność stosowania dokumentów.  
• Łatwiejsza egzekucja: Zrozumiały tekst ułatwia adresatom realizację obowiązków, a tym samym sprawia, że łatwiej je egzekwować. 

Certyfikacja: jak o tym mówić zgodnie z prawdą? 

Obecnie nie istnieje formalna „pieczęć” ISO dla dokumentów czy kancelarii. Norma ISO 24495-2:2025 jest standardem dobrych praktyk, ale nie programem certyfikacyjnym. 

Dlatego komunikaty typu „certyfikowany zgodnie z ISO 24495-2” mogą być ryzykowne, ponieważ sugerują istnienie oficjalnego certyfikatu, którego nie ma. 

Jak komunikować to bezpiecznie? 

Jeśli korzystasz z wytycznych normy w swojej kancelarii lub dziale prawnym, stosuj formuły, które są zgodne z prawdą. Wybieraj sformułowania takie jak: 

• „Dokument opracowano z uwzględnieniem wytycznych ISO 24495-2:2025”.  
• „Wewnętrzny standard redakcyjny oparty na ISO 24495-2:2025”.  

Takie podejście buduje zaufanie, ponieważ jest uczciwe i jasno komunikuje charakter Twojej pracy. 

Jak wdrożyć ISO 24495-2 w swojej organizacji? (zestaw „audit-ready”) 

Wdrożenie normy zacznij od udokumentowania swojego podejścia. Oto 4 kroki, które przygotują Cię do audytu:  

1. Opracuj wewnętrzne standardy 

Stwórz i rozpowszechnij wewnętrzną kartę redakcyjną oraz praktyczne przewodniki dla zespołu. Przygotuj matryce („warstwy”) dla powtarzających się dokumentów, aby ujednolicić ich formę. Zdefiniuj również jasne procesy projektowania oraz weryfikacji gotowych pism.  

2. Analizuj dotychczasowe treści 

Wybierz kilka zanonimizowanych przykładów swoich mejli, umów, opinii czy wniosków. Sprawdź, czy obecnie stosowane w nich zapisy są zgodne z zasadami ISO.  

3. Testuj i szkol zespół 

Regularnie sprawdzaj, czy Twoi odbiorcy rozumieją przygotowane treści i czy potrafią z nich korzystać. Organizuj też praktyczne szkolenia dla zespołów prawnych.  

4. Przeprowadź audyt zewnętrzny 

Zleć sprawdzenie dokumentacji niezależnemu ekspertowi. Audyt może opierać się na 35 punktach z końcowej listy kontrolnej normy.  

Jeśli znasz techniki legal design lub już promujesz jasną komunikację w swoim zespole, zalecenia normy ISO 24495-2 będą dla Ciebie naturalnym krokiem.

ISO 24495-2:2025 jako nowy punkt odniesienia 

Ta międzynarodowa norma porządkuje obszar, który przez lata był traktowany jedynie jako dobra praktyka. Dziś prosty język prawniczy staje się uznanym standardem międzynarodowym, który możesz łatwo wdrożyć w swojej kancelarii lub dziale prawnym.  

Dlaczego warto wdrożyć normę już teraz? 

Organizacje, które zrobią to jako pierwsze, zyskają przewagę na dwóch poziomach: 

• W komunikacji – zbudują większe zaufanie klientów dzięki jasnym i zrozumiałym dokumentom.  
• W efektywności pracy – zoptymalizują procesy tworzenia pism i umów, co przyniesie realne oszczędności czasu. 

Masz pytania po lekturze?

Artykuł artykułem, ale życie pisze własne scenariusze. Jeśli masz konkretny problem, po prostu o tym porozmawiajmy – bez zobowiązań.

Umów bezpłatną konsultację!