Prosta komunikacja w biznesie. Dlaczego nie piszemy prosto?

Prosta komunikacja w biznesie to dzisiaj konieczność. Pisanie prostym językiem to inwestycja marketingowa, która prędzej czy później się zwróci.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Skąd bierze się skłonność do zawiłego pisania
• Czy proste pisanie to proste myślenie
• Skąd czerpać wiedzę o upraszczaniu języka
• Jakie narzędzia możesz wykorzystać do badania prostego języka
• Jak zostać konsultantem prostego języka

Poranne kolegium w redakcji lokalnego oddziału ogólnopolskiej gazety. Zgodnie z niepisaną zasadą hierarchii starszeństwa, przy stole z redaktorem prowadzącym siedzą najstarsi dziennikarze i szefowie poszczególnych działów, a na krzesłach pod ścianami – młodszy „narybek”. W najdalszym kącie przycupnęła trójka onieśmielonych stażystów.

– To o czym chcecie dzisiaj napisać? – zwraca się do nich dobrotliwie prowadzący, po zebraniu wszystkich interesujących tematów dnia.

– Eeee… Nie wiem, może jakiś felieton… – wydusza najodważniejszy z trójki.

– A dlaczego felieton? I o czym? – Redaktor zachowuje kamienną twarz, chociaż cała redakcja uśmiecha się pod nosem.

Widząc to, młodzieniec zaczyna się mętnie tłumaczyć: – No nie wiem jeszcze, ale felieton jest krótki, więc pomyśleliśmy, że od tego zaczniemy…

Redaktor bez komentarza ucina rozmowę, wyznaczając temat z listy rezerwowej. Zadowoleni stażyści płyną na miejsce zająć się „ważnym dziennikarskim tematem”, nieświadomi herezji, którą właśnie popełnili. Dlaczego?

Otóż felieton jest jednym z najtrudniejszych, o ile nie najtrudniejszym gatunkiem publicystycznym. Zmieścić wyczerpującą i ciętą myśl na przestrzeni równej pół kartki A4? (Nigdy nie zapomnę dumy, kiedy udało mi się to po raz pierwszy!) Ktoś, kto wcześniej nie przećwiczył swojego pisania na dziesiątkach, setkach prostszych tekstów, po prostu sobie nie poradzi.

A jednak w powszechnej świadomości pokutuje przekonanie, że im tekst bardziej rozbudowany, pełny „bizantyjskich” struktur zdaniowych, tym lepiej. Skąd się to bierze – i dlaczego?

Bełkot jako miecz i tarcza

Jak wskazuje dr Tomasz Piekot z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego, u podstaw skomplikowania tekstu leży chęć budowania prestiżu i autorytetu przez język. Dla wielu osób niejasny język to nic innego jak broń – jednocześnie miecz i tarcza. Miecz, ponieważ za pomocą skomplikowanych fraz mogę „pokonać” drugą stronę, pokazać jej, gdzie jest jej miejsce (czytaj: „poniżej mnie”).

Bełkotliwy, niejasny język to także świetna tarcza, za którą można ukryć własną niekompetencję i brak merytorycznych argumentów, a nawet logiki. Do niedawna była to wręcz plaga tekstów marketingowych i PR-owych. Z perspektywy czasu mogę stwierdzić, że brak prostoty w marketingu i PR-ze bierze się również z nieumiejętnego zarządzania wiedzą firmową. Gdy osoby odpowiedzialne za komunikację na zewnątrz firmy nie mają odpowiednich argumentów merytorycznych, usiłują „nadrobić” opakowaniem. Pół biedy, kiedy nie mogą się doprosić osób odpowiedzialnych np. za rozwój produktu o niezbędne informacje. Prawdziwy dramat zaczyna się, kiedy nawet nie próbują, bo im się najzwyczajniej nie chce.

Język klarownych myśli to język wartości

Prosty język nie zawsze się udaje za pierwszym razem, ale nie dlatego, że robimy to specjalnie. Język, a szerzej mówiąc – sposób komunikacji, pokazuje, co i jak myślimy, a nawet jakie mamy przekonania (o stronie etycznej prostego języka pisze dr Piekot w felietonie „Mów uczciwie”). Zatem jeżeli nie skonfrontujemy się z naszymi przekonaniami i nie wyprostujemy najpierw naszego myślenia, istnieje groźba, że będziemy chować się za barykadą specjalistycznego słownictwa.

Pierwszym z czynników komplikujących trzymanie się prostej formy jest naturalna (niestety!) skłonność do zakładania masek. Im większa presja, zewnętrzna lub co gorsza, wewnętrzna, tym większe prawdopodobieństwo, że będziemy chcieli lepiej wypaść przed czytelnikami. Kusi nas, by wykorzystać wyrażenia, które kiedyś na nas samych zrobiły wrażenie. Konstruujemy zdania wielokrotnie złożone, bo wierzymy, że za każdym przecinkiem kryje się dodatkowa moc perswazji. Nic bardziej mylnego.

Język w roli narzędzia presji rówieśniczej widać zwłaszcza w tekstach naukowych. Steven Pinker, językoznawca z Harvardu, w książce „Piękny styl” zauważa, że ludzie inteligentni „kiszą się w swoich myślach, próbując zaimponować innym”. Odrzucają język klarownych myśli, chcąc udowodnić, że nie są złymi naukowcami, prawnikami czy nauczycielami akademickimi. Jednak robiąc to, nieświadomie udowadniają, że są złymi komunikatorami.

Przykładowo, znajoma naukowczyni, którą przekonywałam, by starała się pisać bez strukturalnych ozdobników, stwierdziła wręcz, że w takim razie tekst może zostać odrzucony przez recenzentów jako niespełniający kryteriów tekstu naukowego (!).

Prosty język coraz milej widziany w biznesie

Proste pisanie jest oszczędne, klarowne i przyjemne w odbiorze. I nie chodzi tylko o warstwę wierzchnią w stylu „unikaj strony biernej”. Ma wręcz większą moc sprawczą. A przecież właśnie o to nam, marketerom, chodzi! I nie tylko nam. Już od kilku lat w Polsce coraz więcej firm upraszcza swoją komunikację z klientami, np. ING Bank Śląski, mBank czy Tauron.

Na taki krok zdecydował się nawet Zakład Ubezpieczeń Społecznych – i to z powodzeniem. W 2020 roku ZUS uprościł 119 artykułów, które wypadły najgorzej w badaniach za 2019 rok. Ich indeks FOG poprawiono o 22%. Nowe wzory maili dla Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS zdecydowanie poprawiły zrozumiałość komunikacji. Indeks mglistości FOG poprawił się o 31%, a indeks PLI – aż o 97% (Źródło: www.zus.pl).

Pracowników korporacji oraz urzędów, które upraszczają komunikację do masowego odbiorcy, szkoli zespół Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego. Językoznawcy z Pracowni przygotowali pod kierunkiem dr Tomasza Piekota kurs e-learningowy oraz vloga „Prosto i kropka” – cykl 10 krótkich filmów o prostej polszczyźnie.

Trzymanie się prostej formy (i szczerych intencji!) wspiera także technologia. Prosty język sprawdza m.in. Jasnopis, aplikacja do mierzenia zrozumiałości polskich tekstów opracowana przez naukowców z Uniwersytetu SWPS w Warszawie. Z kolei zespół Pracowni Prostej Polszczyzny UWr udostępnił Logios, narzędzie, które bada około 30 cech stylu języka.

Prosty język: tego można się nauczyć!

Prosta polszczyzna wcale nie jest prosta. Wiemy coś o tym z pierwszej ręki – jak myślisz, ile słów wyleciało z tego tekstu, lub ustąpiło miejsca innym, zanim pokazałyśmy światu ostateczną wersję? Cały czas uczymy się, jak lepiej pisać, by nasze teksty „działały” na odbiorców zgodnie z wyznaczonym celem (więcej o tym w artykule „Pisanie jak kodowanie”). Dlatego postanowiłyśmy zostać pierwszą w Polsce agencją contentową, w której piszą osoby wyspecjalizowane w prostym języku. W drugim kwartale 2022 organizujemy kurs Konsultanta/ki Prostej Polszczyzny.

Do udziału w naszej przygodzie zapraszamy wszystkie osoby, które chciałyby podnieść swoje umiejętności zawodowe i potwierdzić je egzaminem Konsultanta/ki Prostej Polszczyzny. Kurs składa się z czterech dni szkolenia oraz egzaminu certyfikacyjnego. Kurs (w całości online) poprowadzi dla nas Pracownia Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego. 

Więcej szczegółów oraz formularz zapisu na stronie kursu.