Jak wdrażać legal design? Wywiad z Izabelą Turczyńską-Buszan 

Wśród prawników idea prostego języka przyjmuje się dość opornie. Ale jest grupa entuzjastów, którzy są ambasadorami zmiany. Rozmowa z Izabelą Turczyńską-Buszan, pionierką wdrażania legal design w Polsce i założycielką Projektu Prawnego. 

Contelia: Skąd u Ciebie pomysł na zajęcie się legal designem? 

Izabela Turczyńska-Buszan: Trzy lata temu zaczęłam przewartościowywać swoje życie zawodowe i prywatne. Wtedy zorientowałam się, że to, co robię w swoim życiu zawodowym, nie do końca spełnia moje potrzeby jako człowieka. 

W momencie tego kryzysu zawodowego i prywatnego zaczęłam szukać różnych opcji pozwalających jakoś inaczej się wyrażać. I wtedy przyszedł do mnie legal design i poczułam, że to jest coś, czego brakowało mi w tej układance prawniczej. Zrozumiałam, że po pierwsze, umożliwi mi zmianę sposobu wykonywania mojego zawodu, a po drugie, że to może służyć szerszemu gronu. To może być pewna wartość społeczna, którą ja oferuję światu. 

I wtedy zaczęłam to sklejać – te klocki. To nie było wcale takie proste, bo wtedy na polskim rynku było bardzo niewiele informacji na ten temat. Oczywiście były zagraniczne publikacje i różne strony, na przykład Stanford University. Ale ja nie do końca rozumiałam, jak to zastosować w codziennej pracy.  

Były w Polsce już osoby, które trochę o tym mówiły, ale raczej na poziomie koncepcji. Kiedy zadawałam konkretne pytania o to, jak to zastosować w praktyce, to nie dostawałam odpowiedzi. 

Szukając dalej, trafiłam na prosty język, bo zorientowałam się, że układanka legal design składa się z kilku części, kilku klocków. Ten klocek pod nazwą plain language, czyli prosty język, był najszybciej dostępny. Zaczęłam więc szukać miejsca, gdzie mogłabym się tego nauczyć. I wtedy właśnie trafiłam do was z pierwszym pytaniem o szkolenie indywidualne. 

Legal design: czy o prawie można pisać prosto?  — Contelia.com I Content Marketing dla B2B

Pamiętam, że zapisałaś się na kurs Pracowni Prostego Języka Uniwersytetu Wrocławskiego. Czekaliśmy na termin szkolenia, a Ty poprosiłaś nas o kurs przygotowujący. 

Bo już nie wytrzymałam. Cierpliwość nie jest moją najmocniejszą stroną, więc umówiłam się z wami, że uszyjecie mi coś na miarę. Ja tak strasznie chciałam już coś robić! Chciałam przestać teoretyzować i zacząć działać. 

A wiedziałam, że bez prostego języka nie ruszę. Jeśli sama nie zrozumiem, jakie oferuje narzędzia, to nie będę mogła o nich opowiadać.  

Co było dla Ciebie zaskakujące, kiedy weszłaś do świata prostego języka? 

To był niestety negatywny, ale dla mnie ważny feedback. Okazało się, że ludzie, którzy pracują z prawnikami, bardzo negatywnie o nich mówią. Mój zawód i społeczność zawodowa to dla was, ludzi od prostego języka, trudny partner do współpracy. I ja to naprawdę rozumiem.  

Istnieje też jakiś rodzaj fajnej energii w prostojęzycznej społeczności – że to ma sens, że to trzeba robić, bo choć to jest oczywiście trudne, jest ludziom potrzebne. A to jest mi bardzo bliskie, bo lubię robić coś więcej, wprowadzać jakąś większą zmianę.  

Bardzo szybko przeszłaś od teorii do praktyki. Zaczęłaś działać i zgromadziłaś zespół Projektu Prawnego. 

Zorientowałam się w pewnym momencie, że sama nie nabędę wszystkich potrzebnych kompetencji, więc niemożliwe jest, żebym zaczęła robić to sama. Poza tym legal design to interdyscyplinarność, zespoły, wobec tego ja nie muszę być prawnikiem, który sam z tym wszystkim musi sobie poradzić. 

A ja chciałam, w mojej małej kancelarii, zacząć robić te dokumenty inaczej niż do tej pory – w duchu legal design. Nawet gdyby to miało być na początku niedoskonałe i nieidealne.  

No i zaczęłam myśleć: jeżeli ja zbuduję taką platformę, to ludzie, którzy mają komplementarne umiejętności, będą się mogli do mnie przyłączyć. Na moje pytanie – kto chce się dołączyć – odpowiedziało kilkanaście osób! I zespół się utworzył. 

Pierwsze zlecenie przyszło chyba zaraz po moim TEDxie. Jedna fajna firma chciała, żebyśmy zrobili procedury, ale – jak to w życiu bywa – wyszło niezadowalająco i do tego to był bardzo niedoszacowany finansowo projekt.  

Właśnie chciałam zapytać, jak kosztorysujecie Wasze projekty. 

To jest trudne – dużo się nauczyłam na tym pierwszym projekcie. Ale to jest naprawdę nowy temat, więc ciągle się uczymy. Teraz, po półtora roku już coś wiemy, umiemy oszacować, ile pracy zajmie nam praca nad danym dokumentem.  

Co ciekawe, w zeszłym roku zaoferowaliśmy kilkanaście projektów na zapytanie przedsiębiorców. Mali i średni przedsiębiorcy mówią: „widzieliśmy Państwa pracę, chcielibyśmy, żeby nasze dokumenty tak wyglądały”. I to jest superfajne. 

Przy czym przedsiębiorcy nie są jeszcze gotowi za to zapłacić – powiedzmy na 100 ofert tylko 30% albo 40% zrealizowaliśmy. Problemem jest też to, że ludzie, którzy przychodzą do nas, myślą, że zamawiają tylko na przykład uproszczenie tekstu. Gdy potem dostają ofertę, to są zdziwieni, że ona składa się jednak z elementów pracy trzech osób. 

Ale tu trzeba edukacji – przedsiębiorców i prawników. Jeżeli wartość z legaldesignowych dokumentów będzie widoczna – ludzie za nią zapłacą. 

Bo my się niestety trochę przyzwyczailiśmy do tego, że prawo musi być niezrozumiałe, że umowy muszą być trudne. My, prawnicy, tak uważamy, bo tak zawsze było – i klienci tak też uważają. Tylko że to nie jest prawda.  

To jest nieprawda i jako klienci się na to nie zgadzamy.  

Projekt Prawny to takie moje marzenie, chyba byliśmy pierwsi w Polsce z taką formułą i zespołem. Bardzo mnie ucieszyła reakcja na przykład UX designerów, UX writerów i ludzi od projektowania. Oni byli zachwyceni, kiedy powiedziałam, że są potrzebni. I tak samo ludzie od prostego języka – tu jest też miejsce dla was. W zespołach legal design wszyscy są tak samo ważni. Moja merytoryka jest ważna, prosty język jest ważny, projektowanie jest ważne. 

Z drugiej strony myślałam, że będę miała większy impakt na świat prawniczy, ale na razie to wąska grupa entuzjastów. Mam swoją „banieczkę” kilkunastu osób, które coś fajnego według mnie robią, i mogę sobie z nimi porozmawiać.   

Nawet w dużych kancelariach? 

Tak, chociaż tam są większe budżety, więc jest ciut łatwiej. Większe kancelarie pytają o szkolenia dla całych działów prawnych. Podobnie zresztą jak firmy – szkoliłam zespół T-Mobile, Aramco Fuel Poland. 

Paradoksalnie może się okazać, że legislacja nam pomoże. Bo teraz weszło kilka aktów prawnych, które mówią o dostępności cyfrowej, co też zakłada zrozumiałość. Jeżeli chodzi o raporty ESG, to ESRS-y precyzują, że raporty mają być zrozumiałe, czyli napisane prostym językiem. Jest też sankcja darmowego kredytu dla banków w przypadku niezrozumiałej umowy. 

To jest ciekawe. Dużo rozmawiałam z osobami, które pracują w banku. Przecież oni tworzą ogromną ilość dokumentów. Co prawda banki mają swoje działy, jednostki, w których te dokumenty upraszczają, ale na samym końcu jest potrzebna praca nie tylko człowieka od prostego języka, lecz także prawnika. Bo ta poprawność merytoryczna, prawna, musi być zachowana. Więc docelowo współpraca prawników z osobami od prostego języka jest konieczna.  

Co byś w takim razie poradziła swoim kolegom prawnikom?  

Ja na swoich szkoleniach czy wykładach mówię prawnikom: „idźcie, poznajcie prosty język”. To jest pierwszy krok, który wy możecie zrobić sami dla siebie. 

Uważam, że te kompetencje są najszybsze uzyskania, bo dostępność kursów i narzędzi jest już duża. Nie znaczy to jednak, że to jest proste – bo zmiana językowych nawyków jest trudna. 

I na razie prawnicy są mocno sceptyczni, a szkoda. To jest trochę obrona status quo: bo zawsze tak było. Ludzie boją się zmiany. Zmiana jest czymś stresującym. 

Dochodzi do tego jeszcze całe to zamieszanie wokół AI. Od wielu prawników słyszę, że my nie możemy stać się zrozumiali, ponieważ wtedy na pewno zastąpi nas sztuczna inteligencja. A ja mam dokładnie odwrotne zdanie! Że jeśli my nie będziemy zrozumiali, to ludzie będą szukać każdego innego sposobu, żeby się dowiedzieć. 

Zgadzam się absolutnie z Tobą! Jest dokładnie odwrotnie! 

Prawnicy mają rację, że musimy być bardzo zachowawczy w kwestii bezpieczeństwa prawnego. Ale uważam, że jest wiele obszarów – ja to nazywam – „umów codziennego użytku”, takich jak: umowy sprzedaży, najmu, dostawy, usług itp., które naprawdę nie muszą być trudne. 

Bo o jakim bezpieczeństwie prawnym mówimy, kiedy osoby, które podpisują dokumenty, ich nie rozumieją? Chciałam jeszcze zapytać o narzędzia, których używacie w pracy. Czy macie jakiś stos technologiczny, którym się posługujecie? 

Jeszcze poznajemy rynek, uczymy się procesów. Myślę, że to, co mówisz, będzie kolejnym etapem, czyli jeżeli te nasze legaldesignowe procesy będą się działy i my będziemy wchodzili w realizację większej ich liczby, to będziemy musieli pewne rzeczy uporządkować bardziej systemowo. 

Teraz jest trochę tak, że jak się pojawia projekt, to dobieramy do niego narzędzia. Jak jest jakaś mała umowa, to wiemy, że poradzimy sobie na przykład z Jasnopisem albo Logiosem. 

Ale jeżeli jest coś większego, bardziej specjalistycznego, to wtedy zapraszam z zespołu kogoś, kto ma wiedzę o języku większą od mojej. Wtedy on ma swoje narzędzia, z których korzysta. 

Są różni językoznawcy, przychodzą do mnie z różnymi swoimi sposobami pracy z tekstem. Każdy inaczej do tego tekstu podchodzi, inaczej go zmienia, więc próbuję trochę to ustandaryzować. Robimy sobie tabelkę z tekstem. Ja lubię mieć tekst do porównania na żywo. Przed zmianami i po.  

Pytałam o to też dlatego, że często problemem jest projekt graficzny. My w Contelii działamy tak, że jak są jakieś drobne projekty graficzne, to mamy zrobione wzorce w PowerPoincie i z nich korzystamy, ale jeśli pracujemy nad dużym dokumentem, to on jest w zamkniętym pliku. To jest problem przy jego aktualizacji.  

Wbrew pozorom to bardzo ważne i trudne zagadnienie, bo przez to nie zrealizowaliśmy wielu naszych pomysłów. My jako zespół Projektu Prawnego działamy tak, że najpierw umawiamy się z klientem wszyscy razem na pierwsze spotkanie. Rozpoznajemy temat, badamy potrzeby. Słuchamy tego, z czym klient przyszedł, ale wtedy też rozstrzygamy od razu kwestie techniczne. Jeżeli wiemy, że dokument nie będzie zmieniany w codziennej pracy, może być bardziej rozbudowany graficznie. Jeżeli jest to umowa, która codziennie podlega zmianom, musi to być Word. Moja graficzka wprost pyta, jakie programy ma klient, i wtedy projektujemy tak, by oni mogli ten plik edytować w swoim programie. 

Ale jeżeli dostajemy komunikat, w dużych nawet firmach, że nie mają u siebie grafika, a dokument musi być edytowany, bo jest na przykład umową, to od razu zaznaczamy, że w takim razie pracujemy tylko w Wordzie. I wtedy nasze projektowanie nie będzie tak spektakularne, jakie byłoby w innym programie graficznym. 

Będziemy teraz robiły kolejną edycję szkolenia dla prawników. I chcę odpuścić sobie moduł projektowania zaawansowanego, bo widzę, że prawnicy, z całym szacunkiem do naszego zawodu, podstawowych funkcji Worda nie używają, bo ich nie znają. Więc jeżeli nauczymy się projektować strukturalnie, czysto, przejrzyście, stosować odpowiednie odległości, światło, strukturę, to będzie już duża zmiana naprawdę. Oczywiście atrakcyjne są ikonki, infografiki, wykresy, ale wróćmy do podstaw. 

Dokumenty mają być użyteczne, a nie ładne. 

Może używalne? Bo myśmy sobie kupili normę ISO w Contelii, zrobiliśmy wersję polską i przetłumaczyliśmy „używalny” dokument zamiast „użyteczny”, bo to właśnie o to chodzi, żeby go używać, przekształcać, modyfikować i rozwijać. 

Tak, a to jest irytujące, kiedy dokument się rozjeżdża. To są drobiazgi niby, ale one są naprawdę bardzo istotne.  

Gdyby w edukacji prawniczej pojawiło się pół roku design thinking, pół roku plain language i pół roku zaawansowanego Worda, prawnicy wychodziliby na rynek z innym mindsetem. 

To jest naprawdę, wbrew pozorom, mały nakład, a duża zmiana w edukacji prawniczej. Gdyby prawnik dostał na studiach komunikat, że może być poprawny na płaszczyźnie prawnej i jednocześnie używać prostego języka, toby się nie kłócił o to potem z wami, specjalistami. 

Jak wygląda Twoja codzienna prasówka? Bo Ty w sumie łączysz i marketing, i prawo, no i legal design, więc jak Ty się update’ujesz? 

Ja na LinkedInie mam polubione wszystkie możliwe osoby, które zajmują się legal designem w Europie. I to jest dla mnie w sumie takie dość pierwotne centrum, miejsce informacji. Ci ludzie sporo publikują z życia, a mnie życie interesuje bardziej niż jakaś kolejna teoria. 

Więc sobie te ważne nazwiska wybrałam i obserwuję, co oni publikują. I dla mnie to jest bardzo duża inspiracja, bo oni jednak operują na mocno zaawansowanych grafikach. Czasem to sobie zachowuję, robię print screen, pokazuję moim projektantkom.  

Jest sporo tych osób, które robią legal design w innym wymiarze niż ja – i dla mnie oni są największą inspiracją. Lubię zobaczyć coś już zrobionego. Takiego prawdziwego zrobionego. 

Ja też tak mam! 

Pokaż mi kawałek chociaż, podziel się. Już nie wstydź się, nie bój się. Sama też się dzielę. Nie mam z tym problemu, żeby i oglądać, i sama pokazywać. 

Widzę na Instagramie, że są prawniczki, które nie były u mnie na szkoleniu, ale z tych zdjęć, które ja publikuję, ściągnęły sobie pewne kawałki. To jest naśladownictwo, które mi się podoba! Jeżeli ja powoduję zmianę w świecie prawniczym, nawet poprzez naśladownictwo, a nie kupowanie moich usług, to naprawdę jest to OK. 

Ostatnio kupiłam książkę o prostym języku w pismach procesowych w Stanach, bo korci mnie zrobienie szkoleń z pisania pism procesowych. Kupiłam też książkę Mariusza Wszołka, z Uniwersytetu SWPS, o projektowaniu. W miarę swoich możliwości, czasu staram się cały czas rozwijać. 

A najbardziej rozwijają mnie kolejne przeprocesowane umowy, dokumenty – bo to operacja na żywym sercu. 

Jaki był według Ciebie najlepszy produkt opracowany w duchu legal design? Czy masz jakąś konkretną rzecz, która spowodowała efekt wow? 

Jak zaczynałam przygodę z legal design, to zatrzymał mnie najbardziej projekt Stanforda związany z wezwaniem do sądu. To wezwanie świadka do sądu pokazuję często na swoich prezentacjach, bo ja je bardzo lubię, dla mnie jest ono bardzo użyteczne. 

Ktoś się ostatnio śmiał na szkoleniu, cytuję: „dla debili musieli zdjęcie budynku wrzucić”. A ja mówię: dlaczego nie dać zdjęcia? Przecież chcesz, żeby człowiek trafił do sądu w odpowiednim czasie, prawda? Ale jeżeli tych budynków jest tam kilka i na dodatek są do siebie podobne? To jest prawdziwe wsparcie odbiorcy! 

Co powinni zrobić prawnicy przyszłości? Już w sumie częściowo odpowiedziałaś na to pytanie – pójść na szkolenie z prostego języka. 

Gdy sobie myślę o swojej drodze, to z tej perspektywy człowieka, który jest kawałek dalej, uważam, że prosty język dla prawników paradoksalnie jest może najtrudniejszy mentalnie, ale najłatwiejszy, jeśli chodzi o zrobienie pierwszego kroku. 

Bo my jako prawnicy umiemy nad językiem pracować i jeśli te zasady przyswoimy, to dość szybko możemy uzyskać realne efekty. Czuję, że prosty język jest tym, od czego powinno się zacząć. 

Gdybyście, Ty albo Twój klient, mieli do dyspozycji dodatkowy budżet, to co byś zrobiła? Na co byś przeznaczyła te pieniądze? 

Fajnie byłoby stworzyć takie narzędzie dla umów, by były w duchu legal design – poprawne prawnie, prostojęzyczne, użyteczne graficznie. Myślałam o programie do umów codziennego użytku, niezbyt skomplikowanych. To mogłoby być naprawdę fajne narzędzie. 

A prywatnie? Prywatnie na co byś wydawała? 

Prywatnie zaangażowałabym się bardziej w wystąpienia publiczne, żebym mogła tę umiejętność bardziej rozwijać. No i ostatnio pojawił się też temat fundacji, którą założyłam, Fundacji „Prawniczki w równowadze”. Uważam, że jest wielka potrzeba integracji u kobiet z branży prawniczej. Niestety na to wszystko doba jest za krótka. Praca merytoryczna przy obsłudze klientów kancelarii, Projekt Prawny, fundacja i życie osobiste – dużo tego. 

Gdybym mogła, tobym sobie życzyła więcej czasu na działania społeczne. Mam potrzebę robienia rzeczy, które mają jakiś wydźwięk społeczny, niosą ze sobą zmianę. 

Bardzo dziękuję za rozmowę. 

Przećwicz podstawowe zasady prostego języka na naszym szkoleniu. Zapraszamy!

Szkolenie z prostego języka — Contelia.com I Content Marketing dla B2B