Jak prowadzić bazę wiedzy? Skuteczne metody i najlepsze praktyki od Contelii 

Jak prowadzić bazę wiedzy, aby była użyteczna i efektywna? W tym artykule opowiemy Ci, jak od dwóch lat prowadzimy bazę wiedzy Akademii Cyfryzacji GS1 Polska. Przeprowadzimy Cię przez tworzenie treści, optymalizację SEO, regularne aktualizacje oraz monitorowanie wydajności bazy wiedzy. 

• Aby baza wiedzy była efektywna, najważniejsze jest określenie jej celu i odbiorców.  
• Struktura bazy wiedzy powinna być intuicyjna i przejrzysta, by czytelnik z łatwością mógł znaleźć interesujące go informacje. 
• Należy regularnie przeprowadzać aktualizacje i optymalizację SEO starszych wpisów, by baza była użyteczna i widoczna w sieci.  

Spis treści

> Czy potrzebujesz bazy wiedzy? 

> Jak określić cel bazy wiedzy i jej odbiorców? 

> Dlaczego warto dbać o strukturę bazy wiedzy? 

> Jak tworzyć specjalistyczne treści? 

> Jak ważna jest optymalizacja SEO bazy wiedzy? 

> Jak utrzymać bazę wiedzy? 

Po co w ogóle tworzyć bazę wiedzy? 

Baza wiedzy to uporządkowany zbiór informacji na dany temat. Można ją porównać do encyklopedii, ale stworzonej specjalnie dla Twojej firmy lub Twoich klientów. To prawdziwa skarbnica wiedzy. Po co ją tworzyć? Dzięki niej wesprzesz rozwój firmy.  Można ją wykorzystać do szkolenia nowych pracowników, sprawdzi się też do wyszukiwania informacji i wskazówek dla Twoich klientów. 

Tworzenie bazy wiedzy to proces, który wymaga czasu i zaangażowania. Na początku trzeba w niego włożyć mnóstwo pracy, ale potem wszystko jest na swoim miejscu i łatwiej znaleźć potrzebne rzeczy. Na podstawie naszych doświadczeń wskażemy Ci sprawdzone metody, które możesz zastosować w swojej bazie wiedzy. 

Baza wiedzy skrojona na miarę, czyli jak określić cel i odbiorców 

Zanim przejdziesz do budowania bazy wiedzy i zaczniesz pisać artykuły, zastanów się, po co ją tworzysz i dla kogo. Czy ma ona służyć pracownikom, klientom, czy może obu grupom? Jakie informacje będą dla nich najważniejsze? Na przykład Akademia Cyfryzacji GS1 Polska, z którą współpracujemy, pomaga małym i średnim firmom w cyfryzacji biznesu. Ich baza wiedzy powstała, by wesprzeć ten proces oraz pomóc w szkoleniu nowych pracowników i standaryzacji procesów. 

Poza tym musisz wiedzieć, kto będzie korzystał z Twojej bazy wiedzy. Czy to będą osoby, które mają doświadczenie w danej dziedzinie, czy raczej takie, które dopiero zaczynają swoją przygodę? Na początku pracy nad bazą wiedzy dla Akademii Cyfryzacji stworzyliśmy profile idealnych użytkowników, tzw. persony. Dzięki temu określiliśmy, do kogo kierujemy naszą bazę wiedzy. 

Persona 1 – „ambasador zmiany”:  
Właściciel tradycyjnego sklepu z bielizną, który dopiero zaczyna sprzedawać w internecie. Nie ma dużego doświadczenia w zakresie technologii i potrzebuje pomocy w cyfryzacji swojego biznesu. 

Persona 2 – „inicjator zmiany”:  
Młody pracownik sklepu internetowego, który chce się rozwijać i planuje otworzyć własny biznes. Dobrze zna media społecznościowe i szuka wiedzy, która pomoże mu w karierze. 

Persona 3 – „sponsor zmiany”:  
Właściciele, którzy chcą rozszerzyć sprzedaż na inne kraje, ale brakuje im specjalistów od marketingu internetowego i SEO. 

Dlaczego warto zadbać o strukturę bazy wiedzy? 

Wyobraź sobie, że wchodzisz do biblioteki, w której książki leżą na podłodze, a regały nie są podpisane. Czy chciałoby Ci się szukać informacji w takim bałaganie? Pewnie nie. Tak samo jest z bazą wiedzy. Jeśli jest chaotyczna, to nikt nie będzie chciał z niej korzystać. Dlatego tak ważne jest, aby zadbać o strukturę bazy wiedzy. Powinna być przejrzysta, intuicyjna i łatwa w nawigacji, by użytkownik bez problemu znajdował interesujące go informacje. 

Na początku 2023 roku Akademia Cyfryzacji miała bazę wiedzy, w której panował spory chaos. Nawigacja była trudna, bo opierała się na formatach treści zamiast na tematach. Razem z agencją Wecode postanowiliśmy to zmienić, prace rozpoczęliśmy od zaprojektowania bazy wiedzy. Celem było uproszczenie nawigacji i uporządkowanie informacji. Wspólnie z klientem podzieliliśmy też treści na 7 kategorii tematycznych, takich jak np. transformacja cyfrowa, dokumenty cyfrowe i RFID.  

Obecnie w Bazie Wiedzy Akademii Cyfryzacji GS1 Polska znajdują się artykuły z kategorii: 

Nowe kategorie powstały w odpowiedzi na rosnące potrzeby klienta. Dodaliśmy m.in. kategorię „Kody 2D”, w której opisujemy nowy rodzaj kodów od GS1. Wkrótce one zastąpią tradycyjne kody kreskowe. Rozpoczęliśmy również tworzenie artykułów na inne ważne tematy, np. DRS i ESG. Coraz więcej firm jest zainteresowanych tymi zagadnieniami – wynika to z obowiązujących lub nadchodzących regulacji prawnych. 

Zobacz, jak dzięki nowej strukturze bazy wiedzy zdobyliśmy nowych użytkowników: Jak w ciągu 3 miesięcy potroiliśmy ruch z Google — Contelia.com I Content Marketing dla B2B. 

Tworzenie specjalistycznych treści 

Współtwórcy bazy wiedzy powinni mieć wiedzę specjalistyczną i umiejętności komunikacyjne. Wykorzystanie sztucznej inteligencji może im pomóc w stworzeniu pierwszych wersji roboczych treści, które będą następnie edytowane przez ekspertów.  

W Contelii przykładamy ogromną wagę do jakości i merytorycznej poprawności treści publikowanych w bazie wiedzy. Nad każdym artykułem pracuje cały zespół, w skład którego wchodzą Head of Content, content writer, redaktorka i korektorka. To gwarantuje, że treść jest nie tylko poprawna językowo, lecz także merytorycznie wartościowa i zgodna z naszymi standardami prostego języka. 

Przeczytaj, jak pracujemy nad contentem: Skuteczne zwiększanie produkcji contentu – sprawdzone metody i narzędzia — Contelia.com I Content Marketing dla B2B. 

Ponadto każdy artykuł opracowujemy z ekspertem odpowiedzialnym za dany obszar. Dzięki temu treść jest zgodna z wiedzą i doświadczeniem klienta. 

Utrzymywanie spójności języka i stylu 

Spójność stylu w bazie wiedzy znacząco ułatwia przyswajanie treści przez użytkowników oraz zapewnia jednolity przekaz w całej organizacji. Spójność stylu to także oszczędność czasu dla autorów, którzy nie muszą zastanawiać się nad formułowaniem treści. Dobrze zaprojektowany brief ułatwia pisanie content writerowi. Dzięki temu tekst staje się płynny. Wszystko to poprawia doświadczenie użytkownika. 

Pomimo pisania dla naszego klienta o trudnych, technologicznych zagadnieniach staramy się, aby każdy, nawet początkujący użytkownik mógł zrozumieć prezentowane informacje. Unikamy stosowania skomplikowanych, branżowych terminów, a jeśli ich użycie jest niezbędne, wyjaśniamy je. W naszym zespole mamy dwie ekspertki od prostego języka, które dbają o to, aby nasze treści były zrozumiałe dla każdego odbiorcy, niezależnie od poziomu jego doświadczenia. 

Nasze artykuły są ustandaryzowane. Składają się z tytułu, leadu, spisu treści oraz nagłówków rozwijających dany temat. Aby ułatwić czytanie, korzystamy z wypunktowań i wytłuszczeń, zachowując jednak umiar w ich stosowaniu. Staramy się również utrzymać jednolity standard ilustracji do wpisów. Dbamy o to, aby przedstawiały ludzi korzystających z technologii. Dzięki temu odbiorcy mogą łatwiej zidentyfikować się z treścią i wyobrazić sobie prezentowane zagadnienia.   

Różnorodność treści 

Różnorodność treści to sposób na dotarcie do różnych grup użytkowników. Dzięki temu baza wiedzy staje się bardziej dostępna i użyteczna dla szerokiego grona odbiorców. Dokumentowanie informacji z prezentacji lub podcastów jest również ważną metodą, aby stworzyć bazę wiedzy, a także wspierać jej utrzymywanie. 

W bazie wiedzy Akademii Cyfryzacji pod tagiem „Podcasty” odbiorcy mogą znaleźć liczne wywiady ze specjalistami: Podcasty – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska. Dla większości z tych rozmów opracowaliśmy także transkrypcje. Skorzystają na tym nasi użytkownicy, którzy wolą czytać niż słuchać rozmowy. 

Wykorzystanie różnych formatów treści 

Różnorodność formatów treści, takich jak wideo, infografiki czy obrazy, zwiększa zaangażowanie użytkowników w bazie wiedzy. Elementy wizualne poprawiają zaangażowanie użytkowników oraz ułatwiają przyswajanie informacji. Infografiki i wykresy pozwalają na szybkie zrozumienie skomplikowanych procesów. 

Infografika obrazująca harmonogram wdrażania raportowania ESG dla poszczególnych przedsiębiorstw. Raportowanie ESG: od kiedy i dla kogo będzie obowiązkowe? – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska

Grafika przedstawiająca korzyści z wdrożenia Cyfrowego Paszportu Produktu. Cyfrowy Paszport Produktu – śladem produktów w cyfrowym świecie – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska  

Optymalizacja bazy wiedzy pod kątem SEO 

Regularne audyty SEO bazy wiedzy pomagają dostosować się do zmian algorytmów i utrzymać skuteczność. Techniczne SEO, takie jak szybkość ładowania strony, jest podstawą; bez niego wysiłki w zakresie SEO treści mogą być nieskuteczne. Baza wiedzy powinna ładować się w czasie krótszym niż 3 sekundy, aby zapewnić dobrą widoczność w wynikach wyszukiwania. 

Optymalizacja treści 

Niezbędne są także odpowiednie słowa kluczowe dla treści, które zamieszczamy w bazie wiedzy. Dla maksymalnej efektywności stosujemy zarówno krótkie, jak i długie frazy kluczowe. Monitorujemy najczęściej zadawane pytania, na które możemy odpowiedzieć. Regularnie mierzymy skuteczność naszych treści za pomocą narzędzi takich jak GA4, Google Search Console i iSlay. Pozycje naszych słów kluczowych badamy w Senuto. Co miesiąc tworzymy raporty w Looker Studio, które w przejrzysty sposób pokazują nasze postępy oraz ewentualne spadki. Dzięki temu możemy na bieżąco monitorować, które treści są popularne i angażują użytkowników, a które wymagają poprawy, aktualizacji lub optymalizacji SEO. 

Nasze wyniki mówią same za siebie: ruch organiczny wzrósł z 13 134 wyświetleń w 2023 roku do 21 742 wyświetleń w 2024 roku. W podsumowaniu 2024 roku osiągnęliśmy imponujące wyniki: 655 słów w TOP50, 111 słów w TOP10 i 25 słów w TOP3. 

Chociaż nie koncentrujemy się na link buildingu, zawsze dbamy o wewnętrzne linkowanie artykułów w naszej bazie wiedzy do innych, powiązanych treści. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo znaleźć potrzebne informacje. W ten sposób poprawiamy także swoje pozycjonowanie. 

Aktualizacja i utrzymanie bazy wiedzy 

Długoterminowe podejście do zarządzania bazą wiedzy wymaga logicznej, trwałej strategii SEO. Dobrze zarządzana baza wiedzy powinna być na bieżąco aktualizowana, aby odpowiadała na zmiany w prawie oraz potrzeby użytkowników. Ważne jest ustalenie częstotliwości przeglądania i aktualizacji tematów w bazie wiedzy, w zależności od dynamiki zmian. Dla Akademii Cyfryzacji stworzyliśmy plan wydawniczy, który pomaga nam w organizacji aktualizacji wpisów w bazie wiedzy.  

Staramy się aktualizować treści, które tego potrzebują. Przykładem może być artykuł na temat Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który aktualizujemy za każdym razem, gdy zmieniają się przepisy lub terminy wprowadzenia systemu. Dzięki temu nasi użytkownicy mają dostęp do najbardziej aktualnych i wiarygodnych informacji. 

Aktualizacja treści w artykule na temat wdrożenia KSeF. KSeF: czym jest i od kiedy zacznie obowiązywać – Akademia Cyfryzacji GS1 Polska 

Podsumowanie: jak prowadzić bazę wiedzy?

Tworzenie i utrzymywanie bazy wiedzy, a także zarządzanie nią to procesy, które obejmują kilka kwestii: określenie celu i odbiorców, tworzenie treści, optymalizację SEO oraz regularną aktualizację informacji. Wymaga to zaangażowania i systematycznej pracy całego zespołu redakcyjnego. 

Korzyści z dobrze zarządzanej bazy wiedzy są liczne. Przede wszystkim umożliwia ona edukację klientów i daje szybki dostęp do potrzebnych informacji. Dodatkowo baza wiedzy może pełnić funkcję narzędzia marketingowego i przyciągać nowych klientów, odpowiadając na ich potrzeby. W Contelii mamy doświadczenie w tworzeniu i prowadzeniu bazy wiedzy, a nasze działania są poparte konkretnymi wynikami. Skontaktuj się z nami, a my pokażemy, jak możemy pomóc Twojej organizacji osiągnąć sukces dzięki efektywnej bazie wiedzy.