Pomiędzy „Hej” a „W nawiązaniu do pisma”. Dlaczego firmy potrzebują dziś standardów komunikacji 

Gdy prowadzimy szkolenia z prostego języka dla biznesu, coraz rzadziej słyszymy pytanie: „Czy warto pisać prosto?”. Już coraz mniej osób trzeba do tego przekonywać. Dziś pytanie brzmi: „Jak znaleźć wspólny mianownik dla ludzi, którzy komunikują się w zupełnie różny sposób?”. 

Na salach szkoleniowych i podczas warsztatów online spotykają się obecnie osoby z dwóch zupełnie innych światów. 

Dwie skrajności pod jednym dachem 

Z jednej strony mamy przedstawicieli najmłodszego pokolenia na rynku pracy. Kropkę na końcu wiadomości odbierają czasem za oznakę niemal agresji. Nie stosują wielkich liter, za to używają trzech wykrzykników naraz albo emotikony tam, gdzie wystarczyłoby krótkie „dziękuję”. Piszą szybko, jak na czacie, i ignorują zasady interpunkcyjne. 

Z drugiej strony są pracownicy z wieloletnim doświadczeniem zawodowym. Dla nich pismo bez wstępu, rozwinięcia i formalnego zakończenia jest nietaktem. W efekcie ich mejle przypominają urzędowe pisma z poprzedniej epoki: dużo ciężkich fraz („w odpowiedzi na przedłożone zapytanie”), długie, wielokrotnie złożone zdania oraz „lanie wody”. Byle tylko wypowiedź brzmiała wystarczająco dostojnie. 

Efekt? Komunikacyjny nieład, zdezorientowani klienci i podziały wewnątrz zespołów. 

Przeczytaj, czym jest prosty język: 21 zasad prostego języka: niech Twój tekst będzie bardziej przekonujący! 

Powrót do gramatycznych podstaw 

Zanim przejdziemy do nauki prostego języka, zderzamy się z jeszcze jedną niespodziewaną barierą: brakiem znajomości podstaw gramatyki. 

Aby wytłumaczyć, jak skrócić zdanie, wyeliminować imiesłowy czy pozbyć się strony biernej, musimy operować konkretnymi pojęciami. Tymczasem na warsztatach często się okazuje, że uczestnicy nie wiedzą lub nie pamiętają już ze szkoły, czym różni się równoważnik zdania od zdania złożonego, czym jest orzeczenie albo jak działają poszczególne części zdania. Trudno ćwiczyć zasady prostego języka w praktyce, jeśli uczestnik nie pamięta, czym jest imiesłów, który właśnie próbujemy wyeliminować z jego tekstu. 

Podczas szkoleń trzeba więc zrobić krok w tył: najpierw odświeżyć podstawowe pojęcia gramatyczne (aby mówić wspólnym językiem), a dopiero potem pokazać, jak tworzyć przejrzyste struktury w mailach. 

Nie komplikuj, czyli gramatyka w prostym języku  

Czego naprawdę potrzebują firmy? Głos z rynku 

Jeden z naszych klientów szukał szkolenia z prostego języka dla swoich agentów i pracowników. Jego oczekiwania pokazały nam, czego firmy naprawdę potrzebują. 

Najważniejsze obszary: 

• Podstawy i struktura 

Jak budować wiadomości i porządkować długie mejle. 

• Różnice kanałów 

Na co zwrócić uwagę w mejlach, a jak pisać na czacie (mejle to nawet 80% komunikacji w firmie). 

• Powrót do zasad 

Jak poprawnie budować zdania i stosować interpunkcję. Zaczynamy od podstaw, np. od przypomnienia, że na końcu zdania wystarczy jeden znak zapytania. 

• Savoir-vivre i granice luzu 

Jak zachować swobodny ton w komunikacji, ale nie przekraczać granic (np. w kontakcie ze starszymi odbiorcami). Luz nie oznacza zgody na język prywatnego czatu ze znajomymi. 

Jak budować relacje w prostym języku 

• Tone of Voice bez przesady 

Jak nie wciskać do każdego mejla firmowych sloganów typu: „Ahoj!” czy „Wskakuj na pokład”. ToV oznacza ludzkie podejście i elastyczność, a nie szablony. 

• Dopasowanie do klienta 

Jak dobierać do odbiorcy długość wiadomości. Klient, który pisze szczegółowo, może się sfrustrować zbyt lakoniczną odpowiedzią. Z kolei klient, który szuka szybkiej informacji, nie chce czytać wypracowania. 

Dlaczego unifikacja i standaryzacja są konieczne 

Przykłady z praktyki pokazują, że prosty język w firmie to nie kwestia estetyki, ale wspólnych zasad komunikacji. Bez jasnych i spójnych wytycznych każdy pracownik pisze zgodnie ze swoimi nawykami – jedni przesadzają z luzem, inni chowają się za żargonem lub urzędowym stylem.  

Standaryzacja zasad komunikacji pisemnej pozwala: 

1. Uporządkować chaos 

Ustalić jasne zasady – od podstawowej interpunkcji i budowy zdań po różnice między mejlem a czatem. 

2. Uelastycznić styl (Tone of Voice) 

Nauczyć pracowników, jak rozpoznawać intencje klienta oraz jak dopasowywać do odbiorcy długość i ton wiadomości. Każdy komunikat powinien być dopasowany do sytuacji, a także do odbiorcy, dla którego powstaje! Dzięki temu będzie on skuteczniejszy i łatwiejszy do zrozumienia. 

3. Zbudować profesjonalizm bez sztywności 

Połączyć ludzkie podejście z dbałością o zasady językowe i kulturę organizacji. Inaczej piszemy, gdy komunikat jest przeznaczony dla klienta, a inaczej – gdy kierujemy go do członka zespołu. 

W prostym języku nie chodzi o spłaszczenie komunikacji ani o używanie młodzieżowego słownika. Chodzi o znalezienie równowagi między formalnym stylem a chaotycznym luzem – na rzecz jasnego, uporządkowanego i skutecznego przekazu. 

Komu powierzyć edukację zespołu? Szkolenia z prostego języka w Contelii 

Kiedy decydujesz się na szkolenie dla swoich pracowników, warto postawić na praktyków, którzy łączą teorię językową z praktyką biznesu. Właśnie takie szkolenia z prostego języka dostarcza zespół Contelia – agencja, która pomaga organizacjom budować spójny standard komunikacji.  

Nasze szkolenie online lub stacjonarne warsztaty dostosowane są dla firm, które chcą wyeliminować ciężki styl tekstów urzędowych na rzecz jasnych komunikatów.  

Przypominamy zasady porządkowania treści, prezentujemy 4 poziomy upraszczania tekstu oraz praktyczne zasady prostego pisania. Doradzamy uczestnikom, jak pisać prosto w codziennej pracy.  

Doświadczenie płynące z udziału w szkoleniu organizowanym przez Contelię pomaga uzmysłowić uczestnikom szkolenia, jaki jest realny wpływ prostego języka na budowanie relacji z klientem i efektywność zespołu. Pracujemy na dokumentach firmowych. Pokazujemy na nich przykłady zastosowania prostego języka. 

Potrzebujesz szkolenia z prostego języka dla swojego zespołu?

Umów się na bezpłatną rozmowę 30 minut o Waszych potrzebach!  

Umów się na konsultację!