Jak budować relacje w prostym języku 

Prosty język to nie tylko zwięzłe zdania i poprawność gramatyczna. To również sprawdzone narzędzie do budowania relacji z odbiorcą Twoich tekstów. Zobacz, jak zmienisz suchy tekst w angażującą komunikację.  

Z tego tekstu dowiesz się: 

• czemu prosty język obejmuje budowanie relacji, 
• od czego zacząć pisanie, aby móc zbudować relację, 
• jak zbudować relację z czytelnikiem.  

„Plain language” to styl pisania treści łatwo przyswajalnych, używalnych i często skierowanych do szerokiego grona odbiorców. Prosty język sprawdza się w tekstach urzędowych i biznesowych. Jest też najlepszym rozwiązaniem dla wielu tekstów internetowych.  

Pracownia Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego opracowała standard prostej polszczyzny. Jest on oparty na teorii efektywnej komunikacji. Zakłada ona, że uproszczenie tekstu wymaga zastosowania czterech strategii (superzasad) prostego języka:

Żeby napisać tekst prostym językiem, musisz zatem pamiętać o czterech warstwach treści. Wiesz, co chcesz napisać. Masz plan tekstu. Zwracasz uwagę na poprawność językową. A jak budujesz relacje? 

Nie pisz do wszystkich 

Każdy z nas dostaje codziennie mnóstwo informacji i komunikatów pisemnych. Do tego dochodzą bezosobowe i sztampowe reklamy oraz marketingowe zaczepki. Ludzie często narzekają, że otrzymują teksty, które: 
 
1) są pełne ogólników, 

2) szablonowe, 

3) nie podają celu komunikacji, 

4) nie informują wprost, co odbiorca ma zrobić (albo czy w ogóle ma coś zrobić). 

Prosty język pomoże Ci pisać tak, aby Twoje teksty nie wpadały w tę kategorię. 

Poznaj swoich odbiorców  

Nie zbudujesz relacji z czytelnikiem, o którym nic nie wiesz. Przemyśl, do kogo piszesz – nie wystarczy ogólnikowa odpowiedź, że do „potencjalnych klientów” albo „pracowników”. Każdy z nich ma do przeczytania kilkanaście podobnych ofert albo regulaminów czy instrukcji. Zdobędziesz ich uwagę i zainteresowanie, gdy przekonasz ich, że piszesz z myślą o nich i dla nich. Gdy dostaną tekst, z którego od razu wyciągną najważniejsze informacje. 

Odpowiedz sobie na te pytania, aby uściślić, na czym skupić się w komunikacji: 

1. Kim jest odbiorca? 
2. Co już wie w sprawie, o której piszesz? 
3. Czego od niego potrzebujesz – informacji czy działania?  

Po ustaleniu konkretów możesz zacząć pisać. Warto zaprojektować tekst tak, aby uwypuklić najważniejsze informacje (m.in. nagłówki, akapity, wytłuszczenia). 

Umieść odbiorcę w centrum komunikacji 

Zawsze sprawdzi się przyjazny ton. W końcu chcesz namówić czytelnika do zaangażowania albo czegoś od niego potrzebujesz. 

Używaj też form osobowych: zamiast napisać „firma proponuje”, napisz „proponujemy Ci”. Tak skracasz dystans i pokazujesz, że komunikacja jest przejrzysta i że chcesz odpowiedzieć na konkretne potrzeby. 

Dawaj więcej, niż musisz. Może Ci się wydawać, że niepotrzebnie wydłużasz tekst albo podajesz za dużo informacji. Zdecydowanie warto jednak podpowiedzieć rozwiązania albo zaproponować kilka opcji do wyboru. W ten sposób zwiększasz swoje szanse na uzyskanie odpowiedzi. 

Aby nie przeładować komunikacji treścią, odeślij czytelnika do miejsca, w którym znajdzie więcej informacji. Podaj linki albo źródła, ale tylko takie, które naprawdę rozwieją wątpliwości albo szczegółowo opiszą rozwiązanie problemu. 

Prosty język to też inkluzywność 

Polscy pracownicy lepiej odbierają komunikaty w języku inkluzywnym. Dowodów dostarczyło badanie pracowni IPSOS we współpracy z Narrative Impact. Respondentki i respondentów podzielono losowo na 3 grupy. Każda otrzymała inną wersję językową tej samej treści: wersję inkluzywną, wersję ogólną i wersję wykluczającą. Badano 3 teksty typowe dla komunikacji w organizacji: zaproszenie na firmową imprezę, ogłoszenie o pracę i komunikat o projekcie. Wersja inkluzywna była oceniana zawsze najlepiej lub co najmniej tak dobrze jak wersja ogólna.  

Prosty język nie kłóci się z inkluzywnością. Ten duet może ulepszyć komunikację, bo stanie się dostępna i przekonująca dla wielu grup odbiorców. Oto wskazówki, jak zadbać o inkluzywność komunikacji: 

1. Unikaj skomplikowanej i specjalistycznej terminologii. Dostosuj słownictwo do grupy docelowej. 
2. Unikaj uprzedzeń i stereotypów, ale też generalizacji. 
3. Stosuj formy językowe, które nie wskazują na płeć. 
4. Przed publikacją tekstu poproś o opinie osoby o różnych doświadczeniach i różnym wykształceniu. To najlepszy sposób na ustalenie, czy Twój przekaz dotrze do każdego.

Relacja to zaufanie

W prostym języku chodzi o przejrzystość. Komunikujesz się prosto, bo nie masz nic do ukrycia. To świetny punkt wyjścia do budowania relacji. Do pokazania odbiorcy, że projektujesz teksty pod niego – żeby jemu było wygodnie. Tak powstają teksty, dzięki którym zrealizujesz swoje cele. 

Między innymi o tym mówimy na naszych szkoleniach z prostego języka. Informacje o nich podajemy na naszej stronie: Szkolenie z prostego języka — Contelia.com I Content Marketing dla B2B.  Zapraszamy!