Jak budować strukturę tekstu w prostym języku
Prosty język to nie tylko zwięzłe zdania i poprawność gramatyczna. To również jasna i przejrzysta struktura. Zobacz, jak zmienisz ścianę tekstu w jasny i zachęcający komunikat.
Z tego tekstu dowiesz się:
- czemu prosty język obejmuje budowanie struktury,
- od czego zacząć pisanie, aby osiągnąć cel,
- jak przygotować plan tekstu,
- co jest sercem paragrafu.
Pracownia Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego opracowała standard prostej polszczyzny. Jest on oparty na teorii efektywnej komunikacji. Zakłada ona, że uproszczenie tekstu wymaga zastosowania czterech strategii (superzasad) prostego języka (Rys. 1):
Żeby napisać tekst prostym językiem, musisz zatem pamiętać o czterech warstwach treści. Wiesz, co chcesz napisać, ale jak to najlepiej przekazać?
Zanim położysz palce na klawiaturze, postaw się na miejscu odbiorcy Twojego tekstu. Zastanów się, co dokładnie chcesz mu przekazać.
Zachowaj w tekście tylko te informacje, których odbiorca potrzebuje, aby osiągnąć cel komunikacji.
Zdefiniuj cel swojego dokumentu
Co odbiorca ma pomyśleć lub zrobić po przeczytaniu tekstu?
W jaki sposób będziesz mierzyć jego zaangażowanie?
Czy ma wypełnić ankietę?
Odpowiedzieć na mejla?
Nastawienie na odbiorców
Ustal, kim dokładnie jest odbiorca dokumentu – i dopasuj do niego treść. Będzie Ci łatwiej, gdy odpowiesz na te pytania.
– Co moi odbiorcy wiedzą na dany temat? Czy to pierwszy komunikat o tym temacie? A może dostają takie informacje cyklicznie?
– Co chcą lub powinni wiedzieć?
Przykład: Jeśli Twój komunikat dotyczy compliance, to skup się na tym, aby odbiorcy rozumieli swoje obowiązki i wiedzieli, jak mają je wypełnić.
– Jaka jest ich znajomość używanego słownictwa i specjalistycznej terminologii?
W prostym języku nie używamy skrótowców, a trudniejsze terminy tłumaczymy lub zastępujemy łatwiejszymi. Np. zamiast terminów anglojęzycznych stosujemy polskie odpowiedniki.
Zbieranie i sortowanie informacji
Ogranicz się wyłącznie do informacji:
– które pomogą Ci osiągnąć Twój cel, np. zaproszenie na spotkanie
– które są przydatne dla odbiorców, np. pomogą im podjąć decyzję, dlaczego warto skorzystać z zaproszenia.
Struktura treści
– Zaplanuj tekst zgodnie z logiką odbiorcy: co chce wiedzieć i w jakiej kolejności?
– Tekst, rozdział, akapit czy zdanie zaczynaj od informacji najważniejszych dla odbiorcy.
– Jeden akapit = jedna myśl. Sercem akapitu są dowody (czyli przykłady) i wyjaśnienia, które wspierają kluczową tezę akapitu (główną myśl).
Warto zaprojektować tekst tak, aby uwypuklić najważniejsze informacje (m.in. nagłówki, akapity, wytłuszczenia).
Zadbaj o wciągający tytuł (A1)
Po pierwsze, zacznij od tytułu: czytelnicy powinni odkryć go jako pierwszy. Twój tytuł ma być jasny, zwięzły i atrakcyjny. Ma sprawić, że odbiorcy przeczytają Twój tekst. Musisz być jednoznaczny i przedstawić temat bez wchodzenia w szczegóły. Przede wszystkim pokaż czytelnikowi, że pomożesz mu rozwiązać problem, z którym się boryka.
Wszystkie teksty powinny mieć tytuł: artykuły internetowe i drukowane, dossier, raporty itp. W mejlu to temat jest tytułem.
Napisz ciekawy lead
Lead/nagłówek jest decydującym elementem wszystkich tekstów. Po jego przeczytaniu adresat zdecyduje, czy kontynuować lekturę… czy na tym poprzestać.
Pamiętaj o informacyjnych śródtytułach (A2)
Po przedstawieniu głównej idei każdy akapit powinien wprowadzać, definiować i wyjaśniać dowód (wraz z przykładem). Ułatwiają to śródtytuły, które pokazują czytelnikowi, o czym jest dana partia tekstu. Możesz wprowadzać śródtytuły w formie pytań (np. Do kiedy trzeba złożyć wniosek?) lub równoważników zdań. Ważne, aby wszystkie śródtytuły były spójne, czyli np. wszystkie w formie pytań.
Wizualizacja informacji
Zwizualizuj zestaw istotnych informacji w formie tabeli lub diagramu.
Jak projektować strukturę tekstu, nauczysz się naszych szkoleniach z prostego języka. Zapraszamy!
Marta Smyrska
Strateg, maksymalistka i zawodowa optymistka. Odpowiada za sprzedaż i obsługę klientów. Twórczyni kreatywnych procesów i procedur, specjalizuje się w tworzeniu flow dla zespołu. Wcześniej autorka Polityki i Account Manager w agencjach PR.
Powiązane artykuły
Jak pisać zrozumiałym językiem? 7 zasad prostego stylu
Od wieków badacze szukają takich metod, aby teksty były łatwe do zrozumienia. Współczesne badania nad językiem kontynuują tę tradycję,…
Czytaj dalejNorma ISO dla prostego języka. Co oznacza dla marketingowców?
„ISO 24495-1:2023 Plain language – Part 1: Governing principles and guidelines” to pełna nazwa normy ISO…
Czytaj dalejJak zostać ambasadorem, czyli gdzie może pracować ekspert od prostego języka
Przyjęło się, że eksperci od prostego języka pracują głównie dla urzędów, ministerstw i dużych przedsiębiorstw. Tymczasem…
Czytaj dalej