Jak pisać zrozumiałym językiem? 7 zasad prostego stylu  

Od wieków badacze szukają takich metod, aby teksty były łatwe do zrozumienia. Współczesne badania nad językiem kontynuują tę tradycję, aby dostosować go do współczesnych standardów i potrzeb odbiorców. O tym, jak pisać zrozumiałym językiem i wykorzystywać kanony stylu komunikatywnego (7 zasad stylu komunikatywnego) opowiada językoznawczyni Ewa Dulna-Rak. 

Nasz gość 

Ewa Dulna-Rak – badaczka słowa w różnych aspektach historycznych i praktycznych. Bada wymiar indywidualny języka, to jest idiolekt, grup zawodowych lub grup zainteresowań, socjolekt. Interesują ją głównie zagadnienia poprawności językowej. Jest członkiem zespołu ortograficzno-onomastycznego przy Radzie Języka Polskiego PAN i sekretarzem naukowym czasopisma „Idiolekty”. Jest również autorką artykułów, rozdziałów w opracowaniach naukowych i słownika języka twórców Teatru Polskiego. Oprócz tego Ewa zajmuje się słowem praktycznie, na co dzień jest redaktorką tekstów różnego rodzaju. Pracuje również z młodzieżą, którą podczas warsztatów uczy poprawnego i funkcjonalnego pisania. No i właśnie częścią tego doświadczenia podzieliła się z nami. 

Marta Smyrska, Head of Business, Contelia: Kiedy zaczęto analizować teksty? Jakie metody stosowano? 

Ewa Dulna-Rak, badaczka słowa, językoznawczyni: Od wielu wieków bada się teksty. Jeśli chodzi o prosty język, to już w starożytności poświęcono uwagę badaniom tekstów po to, aby podkreślić znaczenie prostego i zrozumiałego języka. Natomiast o systemowym badaniu tekstu mówimy od połowy XIX wieku. Najwięcej badań przeprowadzono w wieku XX. Metodologia tych badań była interdyscyplinarna. To nie jest tylko językoznawstwo, ale również teoria literatury, retoryka, stylistyka, a nawet psychologia i socjolingwistyka. 

Polskie badania nad tekstem to przełom lat 60. i 70. XX wieku, czyli dosyć późno. 

Jeżeli narzędziem przekazu jest język, to powinniśmy przede wszystkim w odniesieniu do niego szukać pewnych kryteriów. 

W badaniu języka trzeba się koncentrować na pojęciu komunikacji. Ważne, kto, z kim i dlaczego ma się porozumieć. 

Do badań stosuje się akt komunikacji stworzony przez Romana Jakobsona. Jest on aktem fundamentalnym, choć od lat modyfikowanym, uzupełnianym, a czasem krytykowanym. Ma sześć elementów. Brak jednego z nich zakłóca ten akt. 

Sześć elementów aktu komunikacji: 

• Nadawca, który nadaje komunikat.  
• Odbiorca, który odbiera komunikat. 
• Komunikat, czyli to, o czym mówimy. 
• Kontekst, czyli po co o czymś mówimy do drugiej osoby. 
• Kontakt, czyli nawiązanie więzi. 
• Kod, którym jest zrozumiały język. 

Zatrzymajmy się na owym kodzie, czyli zrozumiałym języku. Czym jest zrozumiały język?  

Od dawna naukowcy zastanawiali się, co jest ważne, żeby język w komunikacji był przyjazny. Zaczęło się od teorii propagandy, teorii reklamy i komunikowania masowego. Pojawiło się 7 zasad stylu: jasność, prostota, zwięzłość, dynamiczność, konkretność, konstrukcyjność, stosowność.   

Kanony stylu komunikatywnego, czyli 7 zasad stylu 

Jasność 

To inaczej klarowność stylu, pewien porządek w budowie tekstu. Jeżeli mamy przyczynę, musimy mieć skutek. Jest teza – musi być jej dowód. Jeżeli mówimy o jakiejś części, musimy też powiedzieć o całości. Nie należy rozwijać dwóch wątków. Musi być zachowana pewna kolejność logiczna i musi być szyk naturalny. 

Prostota 

Prosty tekst to taki, który nie skupia naszej uwagi na formie, ale na treści. Zdania powinny być krótkie. Mówi się, że najlepiej by miały od ośmiu do dwunastu wyrazów. Jeżeli mamy orzeczenie, powinny być maksymalnie trzy lub cztery określenia. Raczej unikamy zdań złożonych podrzędnie. One już w swojej strukturze są skomplikowane. Najlepiej użyć zdania współrzędnego, a jeszcze lepiej dwóch zdań pojedynczych, żeby wyrazić swoją myśl. Nie szukamy figur stylistycznych. Owszem, podnoszą walor estetyczny wypowiedzi, ale łatwo zgubić zasadniczą myśl. Krótkie zdania ułatwiają zrozumienie treści, ponieważ każde zdanie wyraża jedną myśl. 

W stylu prostym zwracamy również uwagę na to, by nie było negacji. Musimy pomijać partykułę „nie”. Badania dowiodły, że mózg nie przetwarza w żaden sposób tych konstrukcji i utrudniają one rozumienie. Konstrukcja pozytywna jest traktowana jako stan normalny, dzięki temu poprawiamy nasze oddziaływanie na odbiorcę. Przekaz staje się bardziej skuteczny.  

Zwięzłość 

W zwięzłym tekście nie ma niepotrzebnego rozwlekania. Unikajmy tych nadwyżek. Kiedy budujemy zdania, często mamy poczucie, że zdanie krótkie jest kiepskie. W związku z tym często dodajemy słowa, obudowujemy myśli.  

Stosujmy proste konstrukcje, nie twórzmy czasowników rozbudowanych (konstrukcji peryfrastycznych). Lepiej napisać „otworzyć drzwi kluczem” niż „otworzyć drzwi za pomocą klucza”.  

Dynamiczność 

Tekst ma przede wszystkim pobudzić wyobraźnię, wzbudzić zainteresowanie. Będzie dynamiczny, jeżeli nasycimy go formami osobowymi czasownika, a zrezygnujemy z formy biernej. Nie mówmy „spotkanie zostało zaplanowane na godzinę 10”, ale „spotkamy się o godzinie 10”. 

Krótszy przekaz trafia do odbiorcy znacznie lepiej. Nieco trudniejszą rzeczą jest rezygnacja z mowy zależnej. Zamiast „Andrzej powiedział, że jest to koniec przedsięwzięcia” lepiej użyć mowy niezależnej: „To jest koniec przedsięwzięcia – powiedział Andrzej”. 

Przy tej okazji chciałabym wspomnieć o lekturach szkolnych. Dlaczego z niechęcią sięgaliśmy po nie? Dlatego że pojawiały się w nich takie elementy języka, które nie wzbudzały zainteresowania, a wręcz budziły niechęć. Pamiętamy opisy u Sienkiewicza (chociaż chylę czoła przed nim). Być może opisy bitew były dynamiczne, ale już opisy miejsc, przyrody bardzo się nam dłużyły. 

Używajmy więc dynamiczności, nie używajmy formy bezosobowej zakończonej na -no i -to (np. zrobiono, wzięto). W tej formie nie ma wykonawcy czynności, a przecież chcemy powiedzieć, kto tę czynność wykonywał. 

Z kolei w zdaniach złożonych warto czasami zrezygnować ze spójnika na rzecz zdań bezspójnikowych i połączyć je przecinkiem. To jest niuans, mały zabieg, ale jednak poprawia zrozumiałość treści.  

Konkretność 

Tutaj rezygnujemy z abstrakcyjności. Ta abstrakcyjność kryje się w rzeczownikach, które są utworzone od czasowników albo od przymiotników. Nie mówimy „zastanawiam się nad jego rozrzutnością”. Lepiej powiedzieć „zastanawiam się, jak bardzo jest rozrzutny”. 

Jest to wypowiedź konkretniejsza. „Zgadzam się, abyś wyjechał w góry” zamiast „zgadzam się na twój wyjazd w góry”.  Między słowami „wyjazd” i „wyjechał” jest zasadnicza różnica i poprawia czytelność i zrozumiałość tekstu. 

Czas lepiej ukonkretnić, użyć nazw własnych i konkretnych marek.  

„Spotkali się w Teatrze Polskim” zamiast „spotkali się w teatrze”.  

„Jeżdżą oplem” zamiast „jeżdżą samochodem”.   

Ukonkretnić i doprecyzować: zamiast „coś jest niesmaczne” użyć „coś jest słodkie, gorzkie, słone”.  

Schodzimy na poziom bardzo precyzyjnego wyrazu. 

Co ciekawe, między konkretnością a prostym językiem jest różnica. W konkretności możemy używać porównań, np. „był głodny jak wilk”, i prostych metafor „gołębie serce” czy “głucha wieś”. 

Prosty język eliminuje metafory. Zaleca, żeby nie używać porównań. Tu jest ta prosta polszczyzna, idzie krok dalej w ocenie tekstu. 

Konstrukcyjność  

Tekst musi być zbudowany precyzyjnie, spójnie i wyraziście. Możemy używać powtórzeń, ale musi być to powtórzenie celowe, prowadzić do pewnej konkluzji. Jesteśmy świadomymi użytkownikami języka. Jeżeli decydujemy się na pewien zabieg konstrukcyjny, to musimy wiedzieć, do czego on prowadzi, jaki jest jego cel.  

Pokazuje to choćby zdanie autorstwa Lema: 

„Nikt nie czyta; jeśli czyta, nic nie rozumie; jeśli rozumie, natychmiast zapomina”. 

Stosowność  

Zasada, w której dobór elementów jest odpowiedni do odbiorcy. Tu bym zwróciła uwagę na cztery rzeczy:  

1. W opisie codziennym nie stosujemy wyrazów i związków wyrazowych o charakterze oficjalnym.   

2. Nie stosujemy słownictwa potocznego czy kolokwialnego w tekście oficjalnym.  

3. Nie używamy żadnych archaizmów w tekście współczesnym.  

4. W tekście historycznym nie używamy słownictwa współczesnego. Tutaj również (przy stosowności) mówimy o tym, że nie używamy wulgaryzmów. Jest to łamanie tej zasady. 

Zwracamy również uwagę na formę językową, o której też nie ma tutaj mowy, a ona jest bardzo istotna, czyli:  

• eliminujemy błędy językowe,  

• używamy słownika poprawnej polszczyzny,  

• sprawdzamy jak najczęściej i eliminujemy różnego rodzaju literówki. Czytamy, sprawdzamy, czy takie rzeczy się nie pojawiają. 

Czy jest jakiś wskaźnik, „papierek lakmusowy”, który pokazuje, że tekst jest niezrozumiały dla odbiorców? 

Jeżeli widzimy tekst lub ten tekst możemy słyszeć, ale nie potrafimy powiedzieć, o czym jest mowa i jaką intencję miał nadawca, to znaczy, że ten tekst jest dla nas niezrozumiały. Zrozumiałość jako pewien wskaźnik – jest przypisywany czytelnikowi i on jest wskaźnikiem jednak dosyć subiektywnym. 

Ja mogę ten tekst zrozumieć, ktoś inny tego tekstu nie rozumie. Jednak wskaźnik, który nazywamy trudnością tekstu, to jest cecha samego tekstu i to można zmierzyć. Takiego zadania podjął się w 1952 roku wydawca i biznesmen amerykański Robert Gunning. Stworzył wskaźnik mglistości tekstu. 

Wskaźnik mglistości tekstu 

Opierał się on na dwóch parametrach: na długości wyrazów i na długości zdań. Gunning mówił, że powinno się eliminować wszystkie wyrazy, które mają w języku angielskim trzy sylaby, a długość zdań powinna być odpowiedniej długości. 

W tym wskaźniku 1,6 oznacza, że tekst jest bardzo prosty, a dochodzi się aż do 18. Wskaźnik ten pokazuje mniej więcej, po ilu latach edukacji szkolnej powinniśmy dany tekst zrozumieć.  

Polski badacz, krakowski profesor Walery Pisarek, językoznawca i prasoznawca, który zajmował się tekstami, pracował z dziennikarzami, również stworzył swój wskaźnik trudności tekstu. Oparł go na długości zdań i wyrazach trudnych. Zastosował inny wzór niż Gunning. Pisarek przyjął, że dla języka polskiego odpowiednie są wyrazy czterosylabowe lub dłuższe. Stworzył pewien wskaźnik, ze wzoru wychodzi skala trudności tekstu. Pokazuje, jak te teksty są proste. One również odpowiadają latom edukacji szkolnej.  

Narzędzia do oceny tekstu 

Wskaźnik Gunninga i wskaźnik Walerego Pisarka są dosyć istotne. Na ich podstawie zostały stworzone pewne narzędzia do oceny tekstu. Narzędzia te stworzyły osobno zespół wrocławski i osobno zespół warszawski. Na wskaźniku Gunninga opiera się Logios. Natomiast na wskaźniku Walerego Pisarka opiera się warszawski Jasnopis. Są to bardzo użyteczne narzędzia dla osób, które chcą pisać prostym językiem.  

Jasnopis pokazuje między innymi:  

• liczbę, procent słów trudnych,  
• procent rzeczowników,  
• abstrakcyjność czy procent czasowników, też tych form czasownika,  
• stosunek liczby rzeczowników do czasowników,  
• średnią długość słowa,   
• średnią długość zdania. 

Jasnopis jest bardzo ciekawym narzędziem, ponieważ może pokazać, co należy w tym tekście poprawić. Bazuje na różnych wskaźnikach. Tych wskaźników i wzorów jest o wiele więcej, ale nasze rodzime narzędzia bazują na tych dwóch. 

Prosty język a architektura informacji 

Jesteśmy w dobie rewolucji informatycznej. Pojawiają się pewne pojęcia, które są związane z przetwarzaniem informacji i porządkowaniem tej informacji po to, żeby eliminować chaos informacyjny, który się pojawia, a przede wszystkim też ułatwić rozumienie. Informatyczne pojęcie architektury informacji zostało przełożone również na prosty język.  

Chodzi o to, żeby tak uporządkować wypowiedź, żeby była zrozumiała i żeby doprowadziła użytkownika do wiedzy, do zdobycia tej wiedzy. To jest pewnym celem. 

Mamy dwie perspektywy: perspektywę użytkownika lub odbiorcy oraz architekta informacji, czyli nadawcy. Jak to przekłada się na tworzenie tekstu i na jego odbiór? 

Przypomnijmy sobie schemat Jakobsona. Z jednej strony mamy odbiorcę, z drugiej strony nadawcę. Tutaj jest pewien konflikt. Polega on na tym, że architekt informacji próbuje za wszelką cenę sformułować wypowiedź, która jest ekonomiczna. Nie chce mu się wysilać. 

Nam oczywiście jako nadawcom prostego języka chce się. Widoczna jest zmiana postawy, w jakimś stopniu zależy nam na odbiorcy. W klasycznym akcie komunikacji musimy włożyć pewien wysiłek, żeby przezwyciężyć tę swoją naturalną niechęć, a może czasami i nieświadomość. 

Nadawca dąży do ekonomii, ale odbiorca dąży do precyzji wypowiedzi. Jeżeli to jest zbyt ekonomiczne, to nadawcy ucieknie jakiś komunikat.  

I tu widzimy w bardzo prosty sposób, jak dochodzi do konfliktu między nadawcą i odbiorcą, jak ta sfera wymaga pracy, wysiłku.  

Tu możemy mówić naprawdę o pewnej filozofii między nadawcą i odbiorcą. Ja to akurat badałam, mnie to bardzo zajmuje, ponieważ w życiu codziennym widzę jako odbiorca, jako nadawca, jak bardzo muszę się silić.  

Im więcej pracy i wysiłku w komunikację włożę, im bardziej wzniosę się na wyższy poziom, to ten mój odbiorca lepiej mnie zrozumie. O to mi chodzi, dlatego że nie będzie interpretował mojej wypowiedzi, nie będzie jej też przeinaczał. To znaczy – tak formułuję moją wypowiedź, żeby uciąć możliwości różnego rodzaju interpretacji. 

Wiemy, że w komunikacji jest bardzo dużo narzędzi. Dla przykładu taka klasyczna parafraza: o ile dobrze cię zrozumiałem, to… Możemy tutaj zachęcać naszego odbiorcę do poprawy komunikacji. Celem architektury wypowiedzi jest to, żeby nasz tekst był użyteczny. On ma być po coś. Po to wkładamy ten wysiłek, żeby czemuś to służyło. 

Podsumowanie: jak pisać zrozumiałym językiem?

Używanie prostego języka (ang. plain language) w komunikacji lub podczas tworzenia treści przynosi korzyści, takie jak lepsza dostępność informacji oraz mniejsze ryzyko nieporozumień w kontaktach osobistych i zawodowych. Ważne jest również stosowanie 7 zasad stylu oraz unikanie trudnych słów, aby zapewnić przejrzystość i czytelność tekstu.