Jak napisać raport ESG: złożone dane prostym językiem

Raportowanie ESG to nowy wymóg prawny, ale także sposób, aby wykazać wkład firmy w budowanie lepiej funkcjonującego świata. Jak zaraportować dane związane ze zrównoważonym rozwojem, by spełnić wymagania legislacyjne, a jednocześnie stworzyć ciekawy dokument?

Z tego artykułu dowiesz się:

• dlaczego raportowanie zrównoważonego rozwoju jest ważne,
• jak przygotować się do pisania raportu ESG,
• jakie trzy kwestie trzeba wziąć pod uwagę, zanim zaczniesz,
• kogo potrzebujesz, żeby szybko i sprawnie opracować raport ESG.

W ciągu ostatnich kilku lat zrównoważony rozwój stał się dziedziną podlegającą regulacjom. Od styczniu 2024 roku zacznie obowiązywać dyrektywa CSRD, która nakłada na firmy obowiązek składania corocznych raportów zrównoważonego rozwoju w zakresie ochrony środowiska, kwestii społecznych i zarządzania (Environmental, Social, Governance, ESG). W ten sposób firmy mają informować interesariuszy (nie tylko inwestorów i organy regulacyjne, ale także klientów i pracowników) o swoich wynikach w zakresie zrównoważonego rozwoju.

Raporty ESG zazwyczaj zawierają informacje na temat kwestii środowiskowych, takich jak emisja dwutlenku węgla, zużycie wody czy zarządzanie odpadami. Zawierają też informacje na temat różnorodności w firmie i dbałości o pracowników. W Polsce obowiązek ich sporządzania wchodzi od 2024 roku i docelowo może objąć nawet 3-4 tys. dużych przedsiębiorstw.

W raportowaniu zrównoważonego rozwoju nie chodzi jednak tylko o spisanie wymaganych przepisami danych, ale o rzetelną ocenę osiągniętych wyników. Jak wskazują eksperci, chodzi o to, żeby przyjąć nową perspektywę na proces zbierania i raportowania danych. Nowa sprawozdawczość będzie wymagać takiego pisania raportów, by ułatwić – a nie utrudnić – czytanie i rozumienie danych niefinansowych. Zatem jak napisać taki raport, żeby faktycznie ktoś to przeczytał z zainteresowaniem? Pokażemy to na przykładzie pierwszego raportu wpływu „Mały kod. Wielka moc”, który pomogłyśmy opracować dla naszego klienta, organizacji GS1 Polska.

Jak przygotować się do raportowania ESG?

Jak tłumaczy Aleksandra Stanek-Kowalczyk, dyrektor zarządzająca firmy SAPERE, partnera merytorycznego raportu wpływu dla GS1, raportowanie ESG to proces. Podlega on określonym wytycznym. Cały proces definiowania istotności, odpowiednie zebranie danych, zaraportowanie i audyt to kilkumiesięczny proces. Co więcej, nowe regulacje są bardzo precyzyjne, a dane zebrane w raporcie będą podlegać niezależnej weryfikacji. To dlatego duże podmioty nie poradzą sobie bez osoby, która zajmie się obszarem raportowania ESG na pełny etat i będzie nim faktycznie zarządzać.

Druga kwestia, raporty zrównoważonego rozwoju przygotowuje się zgodnie ze standardami (np. Global Reporting Initiative, GRI), czy wprowadzony pod koniec 2022 roku European Sustainability Reporting Standards, ESRS). Nie można pominąć jakiegoś fragmentu tylko dlatego, że wydaje się nudny, albo zmodyfikować go, żeby brzmiał lepiej. Jak podkreśla ekspertka, przygotowanie tak specjalistycznej publikacji wymaga wsparcia eksperta, który dopilnuje, żeby dane były poprawne, a wskaźniki – zaraportowane w ściśle określonym schemacie.

Czy zatem jesteśmy skazani na nudę? Wcale nie! Raport wpływu jest publikacją funkcjonalną, ale jego celem jest przejrzysta prezentacja konkretnych informacji. A skoro tak, to trzeba go napisać tak, żeby dobrze spełnił swoją funkcję. Jak opracować raport, który jest wciągający i łatwy w odbiorze, a jednocześnie przejrzysty i zgodny z normą?

Jak napisać raport ESG: trzy porady

Pisz prostym językiem.

Zasad raportowania ESG nie zmienisz, ale możesz zmienić język, jakim opowiadasz o swojej organizacji, przedstawiając ważne dane. Zgodnie z zasadami prostego języka, jeżeli warstwa merytoryczna jest wyjątkowo skomplikowana, tworzenie krótkich, pozbawionych ozdobników zdań znacznie ułatwia zrozumienie całości. Czytelnik ma wtedy wrażenie, że nie chcesz go przytłoczyć, a wręcz przeciwnie – że podajesz mu informacje „małą łyżeczką”, by wszystko mógł przyswoić w swoim tempie. Poznaj zasady prostego języka.

Kreatywnie wykorzystaj zebrane dane.

Raport ESG jest publikacją o ściśle określonej formie. Nie ma tu dużego pola do popisu, jeśli chodzi o kreatywność. Na bazie raportu zrównoważonego rozwoju możesz stworzyć ciekawe materiały, które będą podlegać prawidłom marketingu, a nie legislacyjnym, np. broszury, e-booki czy infografiki. Możesz się nimi dzielić w dowolnej formie – publikować posty w social media, infografiki, a nawet reelsy na Instagramie.

Zatrudnij zespół autorów zewnętrznych.

Nietrudno zgadnąć, że im więcej rąk (i głów) do pisania, tym szybciej skończysz. Ale to nie wszystko. Zewnętrzny content writer zadba o dodatkową perspektywę – podpowie, co i jak ująć, żeby zachować balans między wymogami a czytelnością. No i nie zapominajmy o konkretnych kompetencjach u zewnętrznych redaktorów, np. umiejętności stosowania zasad prostego języka.

Przykład raportu ESG: „Mały kod, wielka moc” dla GS1 Polska

W 2022 roku pracowaliśmy nad pierwszym raportem wpływu naszego klienta, GS1 Polska. To instytucja, która przyjmuje firmy i organizacje z Polski i UE do Systemu GS1 oraz nadaje im uprawnienia do stosowania kodów kreskowych GS1. GS1 Polska wspiera także uczestników systemu we wdrażaniu standardów GS1, zapisanych pod postacią kodów kreskowych. Raport wpływu jej polskiego oddziału został więc skonstruowany tak, by pokazać, jaką wielką moc zmian ma taki niepozorny kod kreskowy.

W raporcie zawarliśmy nie tylko dane z badania wśród uczestników systemu GS1 w Polsce, ale także informacje o rozwiązaniach GS1, podane w graficznej formie – wykresów i infografik. Przedstawiliśmy również ciekawe case studies z rynku, które pokazują szerszy obraz możliwości, jakie dają standardy GS1. Dzięki temu zachęcamy odbiorców do korzystania z rozwiązań proponowanych przez GS1.

Zespół projektowy składał się z pracowników GS1 oraz zewnętrznych ekspertów z dziedziny ESG z SAPERE, a także redaktorów i korektorów Contelii. Product ownerem była Menedżerka ds. Komunikacji, PR i ESG / Head of Communication, PR & ESG w GS1 Polska.

Jak wyglądał proces tworzenia raportu?

W ramach współpracy:

• wzięliśmy udział w panelu dialogowym z przedstawicielami sieci handlowych (kluczowej grupy interesariuszy GS1 Polska),
• opiniowaliśmy plan treści,
• opracowaliśmy treści do raportu oraz zaproponowaliśmy elementy graficzne.

Na początku projektu spotkaliśmy się kilkukrotnie na videocallach z zespołem GS1 oraz firmą doradczą SAPERE odpowiedzialną za zebranie danych. Następnie przygotowaliśmy pierwszą wersję poszczególnych rozdziałów i przekazaliśmy do przeglądu technicznego. Na końcu przygotowaliśmy wersję do publikacji, z uwzględnieniem informacji od klienta oraz poprawek. Z kolei SAPERE odpowiadało za poprawność danych i czuwało nad spełnieniem wymogów formalnych. Raport „Mały kod, wielka moc” przygotowaliśmy zgodnie z obowiązującym ówcześnie standardem GRI. Obecnie GS1 stosuje standard ESRS.

Więcej o raporcie wpływu GS1 Polska możesz przeczytać w naszym portfolio.

Raportowanie ESG jest ważne nie tylko z powodów legislacyjnych. Właściwie opracowany proces raportowania zrównoważonego rozwoju organizacji może stać się świetnym źródłem informacji do wykorzystania w promocji firmy. Dane z raportu ESG można łatwo sprawdzić. Co za tym idzie – można też łatwo zweryfikować prośrodowiskową reputację i markę firmy. Warto więc napisać raport wpływu tak, aby każdy chciał go czytać!

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w opracowaniu raportu ESG, napisz do nas! Chętnie podzielimy się z Tobą wskazówkami, aby cały proces przebiegł sprawnie.

Zapraszamy na webinar!

W środę, 6 grudnia 2023 o 11:00, organizujemy bezpłatny webinar „Jak zebrać dane do raportu ESG”. Gośćmi naszego wydarzenia będą Joanna Maroszek, Pna Be Eco i Michał Czubaszek, Wolumen.eu. Jeśli chcesz wiedzieć, jak lepiej przygotować się do skomplikowanego zadania, jakim jest raportowanie niefinansowe, kogo zaangażować, żeby sprawnie opracować zebrane dane, i jak je najlepiej wykorzystać – dołącz do wydarzenia.

Tutaj link do zapisu na webinar.