Webinar: Jak zebrać dane do raportu ESG

Raportowanie ESG to złożony proces, do którego warto się przygotować. Zobacz, od czego zacząć zbieranie danych, kto jest odpowiedzialny za ten proces, ile on trwa i jakie narzędzia mogą pomóc. 

Z tego artykułu dowiesz się:

• od czego zacząć raportowanie niefinansowe
• kto powinien być odpowiedzialny za zbieranie danych
• jak długo zajmuje napisanie raportu
• jak policzyć ślad węglowy
• jak korzystać z narzędzia do śledzenia danych

Od 1 stycznia 2024 wszystkie firmy, które zatrudniają powyżej 500 osób, będą musiały składać raport niefinansowy. Z roku na rok obowiązek raportowania niefinansowego będzie obejmować także mniejsze firmy i przedsiębiorstwa. Już dzisiaj banki i inne instytucje finansowe, a także kontrahenci pytają o raporty zrównoważonego rozwoju przed podjęciem decyzji o współpracy czy udzieleniu kredytu. A nawet jeśli (jeszcze) nie pytają wprost o kwestie ESG, to warto „poćwiczyć” opracowywanie takiego raportu, by być gotowym do raportowania, gdy Twoją firmę zaczną obowiązywać (dość surowe) przepisy Dyrektywy CSRD. 

Raportowanie ESG można porównać do obrony pracy na studiach – gdy audytor zapyta, z czego wynikają konkretne ujawnienia i dlaczego zostały tak ujęte, trzeba będzie to wyjaśnić. Dla wielu firm taki proces to nowość. Marta Smyrska, Head of Business w Contelii, rozmawia z Michałem Czubaszkiem, COO Wolumen.eu oraz Joanną Maraszek, Chief Product & Sustainability Officer w Plan Be Eco, o tym, jak spełnić obowiązek raportowania z zakresu ESG, by zespół nie poczuł się przytłoczony zakresem prac. 

Jak przygotować się do raportowania ESG w firmie? 

Marta Smyrska, Head of Business, Contelia: Projekt, który realizowaliśmy w listopadzie i grudniu 2023 roku, uświadomił nam, że do raportowania trzeba się przygotować jak do wydarzenia. Jak dobrze przygotować spółkę i pracowników do raportowania ESG? 

Michał Czubaszek, Wolumen.eu: Zmiana nie kojarzy się dobrze i zawsze wywołuje sporo emocji w firmie, dlatego bardzo ważne jest wsparcie tego procesu przez zarząd. Trzeba wyjaśnić, po co to robimy, dokąd to zmierza i kto będzie zaangażowany. 

Ważny jest dobór właściwych osób do procesu i zmapowanie go. By to zrobić, zaczynamy od określenia, co jest celem – czy obliczenie śladu węglowego, czy sporządzenie raportu ESG – ponieważ proces będzie wyglądać inaczej w zależności od tego, co jest potrzebne. A ponieważ każda firma jest inna, różne będą poszczególne strategie procesu dekarbonizacji. 

Marta Smyrska: Zachęcam, żeby wytłumaczyć osobom, które będą zaangażowane w zbieranie danych, dlaczego to robimy, jakie korzyści będzie miała firma z tego, że przygotuje raport. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy firma przygotowuje raport ESG dobrowolnie.  

Zacznijmy od tego, co oznacza skrót ESG, czym jest strategia ESG, jakiego rodzaju dane zbieramy (E – Environment – dane dotyczące wpływu na środowisko, S – Social – dane o wpływie na ludzi: pracowników i społeczności lokalne, a G – Governance – dane dotyczące ładu korporacyjnego, czyli tego, jak firma zarządza działalnością i co robi, żeby realizować cele w zakresie zrównoważonego rozwoju). 

Kto powinien być odpowiedzialny za zbieranie danych? 

Michał Czubaszek: Naturalnym wyborem jest dyrektor finansowy, dlatego że ma dostęp do danych oraz szereg osób pod sobą, które mają uprawnienia do pozyskiwania firmowych danych. Tym bardziej że tego typu zespół ma doświadczenie w sprawozdawczości przedsiębiorstw i jest odpowiednio zorganizowany, żeby dostarczyć takie dane. 

Dużo zależy też od wielkości spółki i stopnia cyfryzacji. Na początku musimy zdefiniować, jakie dane i systemy mamy do dyspozycji i jak jest zbudowana struktura organizacyjna danego przedsiębiorstwa. Dopiero na tej podstawie możemy wyłonić zespół roboczy, który będzie odpowiadał za poszczególne linie dostarczania danych. 

W niewielkiej, dobrze zinformatyzowanej firmie zbieranie danych do raportu ESG będzie niezwykle proste. Z kolei może być też tak, że dane będziemy pozyskiwać z Excela, od szefów poszczególnych działów. Pamiętajmy, że nie wszystkie osoby będą potrzebne przez cały czas. 

Inaczej sprawa się ma, kiedy robimy pełne wdrożenie systemu raportowego – wtedy przyporządkowujemy osoby odpowiedzialne na stałe, żeby raportowanie śladu węglowego mogło się odbywać cyklicznie (miesięcznie, kwartalnie, półrocznie lub rocznie). Ważne, żeby było szczegółowo zaplanowane, zgodnie z przyjętym celem (optymalizacja poszczególnych obszarów, poprawa scoringu, utrzymanie klienta etc.). 

Marta Smyrska: Z naszej perspektywy – wydawniczej – ważne jest, żeby wyznaczyć jedną osobę, która będzie product ownerem. Osoba taka będzie nadzorowała proces zbierania danych i w razie potrzeby – przyśpieszała dzięki temu, że jest wewnątrz organizacji i że zna pracowników. 

Warto też uświadomić osobom, które zarządzają procesem, że to jest naprawdę duży, nowy obszar, a raportowanie ESG to dodatkowa praca. Osoba, która jest odpowiedzialna za zbieranie danych, powinna też dostać dodatkowe zasoby albo zostać zwolniona z pewnych obowiązków, żeby mogła zająć się przygotowaniem danych, bo inaczej to powoduje pewną frustrację.  

Przykładowo, w jednym z naszych projektów wystąpiliśmy o dane do naszej product ownerki. Była to osoba z działu finansowego, która musiała zamknąć poprzedni miesiąc, przez co nie miała czasu, żeby się zająć zbieraniem danych ESG.  

Jak długo pisze się raport ESG? 

Michał Czubaszek: Myślę, że powinniśmy sobie postawić prosty cel: maksymalnie 90 dni. To jest realny czas, biorąc pod uwagę bieżące obowiązki. Oczywiście możemy to zrobić dużo szybciej, w zależności od tego, jak firma będzie przygotowana, np. czy ma wdrożony system ERP. Jeżeli mamy „dane na żądanie”, to informacje pozbieramy bardzo szybko. Jeżeli mamy dane w arkuszach Excel, które będzie trzeba przygotować, to czas będzie nam uciekał. 

Trudno określić czas przygotowania raportu zero-jedynkowo, ale nasza rola nie polega na tym, żeby narzucać ramy, tylko ułożyć proces z klientem i pomóc mu w wyborze osób, które mają go nadzorować. Jeżeli zespoły księgowe są zajęte, bo mają terminy wynikające z prawa, to możemy dostarczyć z naszej strony brakujące kompetencje, choć jako firma zewnętrzna nie będziemy mieć dostępu bezpośrednio do systemu i dane też trzeba będzie wyeksportować (potrzebujemy dostępu tylko do określonych kolumn). 

Marta Smyrska: Zgadzam się absolutnie, że 90 dni, czyli 3 miesiące, to jest okres, w którym jesteśmy w stanie ułożyć cały proces i pozyskać dane. Część danych jest niedostępna, ale jeżeli będziemy współpracować i jeżeli organizacja wcześniej przygotuje zespół, to każdy kolejny okres sprawozdawczości będzie coraz prostszy. No i oczywiście możemy sobie też pomóc narzędziem. 

Jak policzyć ślad węglowy? 

Joanna Maraszek, Plan Be Eco: Proces zbierania danych jest międzywydziałowy. Bardzo często będzie potrzebna współpraca między osobami, które wcześniej ze sobą nie pracowały. Dlatego tak ważne jest to, by do samego procesu liczenia śladu węglowego była wyznaczona jedna osoba, która jest odpowiedzialna i która koordynuje zbieranie danych, co jest najbardziej karkołomnym procesem. 

Pamiętajmy, że raport ESG musi powstać w pełnej transparentności w Zakresie 1, 2 i 3 i będzie podlegać audytowi. Musimy więc w raporcie uwzględnić fakty, które można udowodnić. Standardy raportowania ESG są jasno zdefiniowane zgodnie z Dyrektywą CSRD. 

Zakres 1: emisje bezpośrednie, czyli pochodzące z naszej firmy. 

Zakres 2: emisje pośrednie, wynikające z zakupu energii lub ciepła. 

Zakres 3: emisje, które wytworzyliśmy poprzez zakup surowców i usług oraz transport/dystrybucję, przetwarzanie i użytkowanie naszych produktów i korzystanie z naszych usług. 

Jak korzystać z narzędzia do zbierania danych? 

Po pierwsze, na spotkaniu onboardingowym ustalamy, jak chcemy zarządzać danymi. W zależności od preferencji dane można selekcjonować w podziale na kraje, regiony, miasta, a nawet konkretne zespoły. 

Po drugie, pamiętajmy, że nie ma kategorii, których nie jesteśmy w stanie obsłużyć – zawsze znajdziemy dane. Podstawą są faktury, które pozwalają udowodnić, ile zapłaciliśmy. Narzędzie przelicza je, bazując na oficjalnie przyjętych, globalnych wskaźnikach zawartych w oficjalnych, krajowych bazach danych. 

Przykład 1: w narzędziu dodaj pojazd, typ i ilość zatankowanego paliwa z faktury. Do tego dodaj lokalizację. 

Przykład 2: w narzędziu wpisz dane dotyczące środka transportu podróży służbowej i trasy. 

Taki proces możemy przeprowadzać raz do roku i zbierać wszystkie dane. Natomiast jeżeli będziemy je wprowadzać pod koniec miesiąca, to obowiązek raportowania ESG nie będzie uciążliwy – stanie się tak prosty jak wysyłanie dokumentów do księgowej. Dodatkowo mamy też kontrolę nad emisjami firmy, odpadami i zużyciem zasobów i wydatkami – i nie będziemy zaskoczeni. 

Marta Smyrska: podsumowując, warto skorzystać z narzędzi, żeby sobie ułatwić systematyczne zbieranie danych. Gdy przystępujemy do tworzenia raportu ESG, warto zacząć od komunikacji wewnętrznej, żeby przygotować organizację. Gdy już zbierzemy zespół roboczy, dobrze jest wyznaczyć jedną osobę, która będzie product ownerem projektu wydawniczego (który kończy się publikacją raportu). Warto przyjąć, że proces tworzenia raportu ESG będzie trwał 3 miesiące. 

Chcesz poznać lepiej proces zbierania danych? Zapisz się na nasz kolejny webinar, który pokaże, że raportowanie ESG wcale nie jest taką enigmą, jak się pozornie wydaje. Obserwuj nasz kanał LinkedIn, by być na bieżąco! Na naszym blogu znajdziesz też miniporadnik „Jak napisać raport ESG”.