Norma ISO 24495‑2:2025. Co oznacza dla prawników? 

Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna opublikowała ISO 24495‑2:2025 – pierwsze globalne wytyczne dotyczące prostej komunikacji prawnej. Nowy standard opiera się na zasadach prostego języka z ISO 24495‑1. Określa, jak tworzyć dokumenty prawne, które odbiorcy mogą łatwo znaleźć, zrozumieć i wykorzystać w praktyce. To duża zmiana dla prawników: prostota staje się elementem profesjonalnej komunikacji. 

ISO 24495-2 w skrócie: 
– dotyczy języka prawnego, 
– rozwija zasady prostego języka dla kontekstu prawnego, 
– nie ma jeszcze certyfikacji, 
– można ją stosować jako argument, narzędzie wewnętrzne i przewagę rynkową dla kancelarii. 

Czym jest ISO 24495-2:2025 i dlaczego jest istotna? 

ISO 24495-2:2025 Plain language – Part 2: Legal communication to międzynarodowa norma określająca wytyczne, jak formułować komunikaty prawne w sposób zrozumiały dla odbiorców, tak aby mogli skutecznie korzystać ze swoich praw i realizować obowiązki.  

Normę opublikowała w sierpniu 2025 roku Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO). To druga część ogólnego standardu ISO 24495. Stanowi rozwinięcie ISO 24495-1:2023 – standardu, który ustanowił ogólne zasady prostego języka.  

Zobacz nasz wpis o pierwszej części normy: Norma ISO dla prostego języka. Co oznacza dla marketingowców? – Contelia.com I Content Marketing dla B2B. 

Norma ISO 24495-2 wyjaśnia, jak zastosować zasady prostego języka w dokumentach prawnych. 

W praktyce wymaga, aby dokumenty prawne były: 

• zorientowane na użytkownika (adresata), 
• napisane jasno i bez zbędnego żargonu, 
• zaprojektowane tak, aby można było z nich korzystać. 

Zakres wykorzystania 

ISO 24495-2:2025 ma zastosowanie do dokumentów prawnych w różnych sektorach, m.in. w prawnym, administracji publicznej, organizacjach pozarządowych oraz ochronie zdrowia.  
Standard dotyczy przede wszystkim komunikacji pisemnej, ale może mieć znaczenie także w wybranych kontekstach komunikacji ustnej (np. wyjaśnienia dla klienta, objaśnienia w toku postępowania). [iso.org] 

Norma ma charakter możliwie neutralny językowo. Można ją wykorzystywać w większości języków, choć w standardzie znajdują się przykłady w językach angielskim i francuskim. 

Jak ISO 24495-2 wpisuje się w system ISO 24495? 

Punkt wyjścia: ISO 24495-1 (cztery zasady prostego języka) 

ISO 24495-1:2023 opiera się na 4 zasadach: 

1. Trafność – odbiorca otrzymuje to, czego potrzebuje. 

2. Łatwość wyszukiwania – odbiorca może szybko znaleźć potrzebne informacje. 

3. Zrozumiałość – odbiorca może zrozumieć to, co znalazł. 

4. Używalność – odbiorca może wykorzystać informacje zgodnie z celem. 

Dostosowanie do prawa: ISO 24495-2 

ISO 24495-2:2025 przenosi powyższe zasady na grunt komunikacji prawnej oraz doprecyzowuje kwestie typowo branżowe: m.in. problem definicji, rodzaje niejednoznaczności, dopuszczalny zakres celowej „otwartości” językowej oraz relację między prostotą a poprawnością prawną.  

Wytyczne wspierające pierwszą zasadę („istotność”) 

Zachęcają one autorów do identyfikacji użytkowników, ich celów oraz kontekstu, w jakim będą czytać dokument. Są klasycznym elementem podejścia legal design. W tym zakresie legal design dostosowuje do prawa techniki stosowane w design thinking, która zakłada projektowanie komunikacji z perspektywy użytkownika. Podstawowym założeniem jest wyjście od użytkownika i jego potrzeb, aby określić, co produkt powinien mu zapewnić. Bez względu na ortodoksję i przyzwyczajenia. 

Norma wymaga, aby dokument prawny: 

• był projektowany z uwzględnieniem konkretnych użytkowników, ich celów oraz kontekstu użycia (np. konsument, pacjent, pracownik, kontrahent B2B),  
• zawierał tylko niezbędne informacje, które wynikają z celu dokumentu. 

W praktyce oznacza to konieczność udokumentowania procesu analizy odbiorcy i celu komunikacji. To element, który często bywa pomijany w tradycyjnym obiegu kancelaryjnym (gdzie dokument „powstaje z szablonu”, a dopiero później jest redagowany). 

Wytyczne wspierające drugą zasadę („łatwość wyszukiwania”) 

Dotyczą one struktury dokumentu oraz sposobu organizacji informacji. 

Norma wymaga, aby dokument: 

• miał logiczną strukturę (nagłówki zgodne z treścią),  
• zawierał rozwiązania ułatwiające nawigację (spójna numeracja, ograniczenie wielopoziomowości),  
• wyróżniał informacje krytyczne (kluczowe obowiązki, terminy, koszty, sankcje, warunki odstąpienia od umowy). 

Z perspektywy praktyki prawniczej standard skłania do projektowania dokumentu w taki sposób, aby odbiorca nie musiał „czytać całej umowy”, by znaleźć w danym momencie informacje, które są dla niego rozstrzygające. 

Pomocne mogą być: 

• tytuły w formie pytań lub skróconych tez, 
• krótkie streszczenia na początku każdej sekcji, 
• kluczowe elementy wyróżnione za pomocą schematów, kolumn, ramek. 

Dokument, który ma być zgodny z normą ISO 24495-2, powinien również ograniczać odniesienia do innych tekstów. Norma zachęca też do tworzenia hierarchicznej numeracji.  

Wytyczne wspierające trzecią zasadę („zrozumiałość”) 

Mają one na celu zapewnienie zrozumiałości języka. Odpowiadają powszechnemu wyobrażeniu o prostym języku w jego wąskim znaczeniu. 

Norma wskazuje, że autor powinien: 

• używać słów znanych, ale poprawnych pod względem prawnym,   
• unikać żargonu i definiować terminy techniczne, najlepiej w czasie ich pierwszego użycia, a nie w sekcji „Definicje” na końcu dokumentu,  
• wyjaśniać szczególne znaczenie niektórych zapisów. 

Norma podkreśla również rolę wykresów, tabel, list lub schematów, które powinny wspierać tekst, ale nie zastępować go. Zachęca do zachowania pełnej spójności terminologicznej, w szczególności poprzez dopuszczenie powtórzeń. 

Norma przyznaje, że czasami pewna nieprecyzyjność może być uzasadniona (np. gdy dana ustawa ma zostać dookreślona w późniejszym terminie), ale musi być ona kontrolowana. Ostatnie zasady dotyczą różnych rodzajów niejednoznaczności (leksykalnej, składniowej, kontekstowej itp.). 

Wytyczne wspierające czwartą zasadę („używalność”) 

To najbardziej problematyczna część normy. Przełożenie ogólnych zasad z ISO 24495-1 na konkretne wymagania dotyczące użyteczności dokumentów prawnych było trudne. 

To zrozumiałe. Wykraczają one daleko poza redagowanie tekstu z zachowaniem zasad prostego języka. Wchodzą w obszar procesów, a nawet marketingu produktów i skupiają się na kwestiach oceny dokumentów. 

Norma zaleca, aby: 

• testować i poprawiać tekst w trakcie jego redagowania, 
• po publikacji dokumentu regularnie oceniać, czy jest on wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem i czy odpowiada zidentyfikowanym potrzebom użytkowników. 

Ale jak ocenić, czy sporządzony statut spółki był przydatny? Czy konsultacje osiągnęły swój cel? Problem polega na tym, że kultura KPI (Key Performance Indicator) jest praktycznie nieobecna wśród prawników, którzy uważają, że mają już zbyt dużo pracy, aby sporządzić dokument. 

Jednak prawnik może przestrzegać tych zasad bez większej zmiany swoich nawyków. Przede wszystkim zadanie sobie pytania o KPI dla sporządzanego dokumentu jest bardzo rozsądne, zwłaszcza na etapie analizy potrzeb użytkownika. 

Konsekwencje praktyczne dla kancelarii i działów prawnych 

ISO 24495-2 jako standard odniesienia (benchmark) 

Norma otwiera nowe możliwości.  

Może służyć jako: 

• ramy oceny jakości komunikacji prawnej (audyt umów, regulaminów, klauzul informacyjnych), 
• argument w sporach o poziom zrozumiałości dokumentu, 
• wewnętrzny standard dla ujednolicenia stylu i struktury pism/umów. 

ISO 24495-2 jako element przewagi rynkowej 

W ujęciu stricte profesjonalnym wdrożenie normy nie jest działaniem marketingowym. Ma wymiar praktyczny i może prowadzić do: 

• zmniejszenia ryzyk interpretacyjnych, 
• ograniczenia kosztów obsługi (mniej pytań, reklamacji, doprecyzowań), 
• zwiększenia przewidywalności stosowania dokumentów, 
• łatwiejszego egzekwowania obowiązków wynikających z zapisów. 

Certyfikacja: co można, a czego nie można komunikować 

Obecnie nie funkcjonuje formalna certyfikacja ISO 24495-2:2025 w rozumieniu jednolitej, oficjalnej „pieczęci” ISO dla dokumentów lub kancelarii. Norma sama w sobie jest standardem, ale to nie to samo co program certyfikacyjny. 

W praktyce oznacza to, że komunikaty typu „certyfikowany zgodnie z ISO 24495-2” mogą być ryzykowne, jeśli sugerują istnienie oficjalnej certyfikacji. 

Bezpieczniejsza (i prawdziwa) formuła komunikacyjna to przykładowo: 

• „Dokument opracowano z uwzględnieniem wytycznych ISO 24495-2:2025”, 
• „Wewnętrzny standard redakcyjny oparty na ISO 24495-2:2025”. 

Jak wdrożyć ISO 24495-2 w organizacji (minimalny, „audit-ready” zestaw działań) 

W pierwszej kolejności należy udokumentować swoje podejście. 

1. Opracuj wewnętrzne standardy: stwórz i rozpowszechnij wewnętrzną kartę redakcyjną, przewodniki i matryce „warstw” dla niektórych powtarzających się dokumentów. Przygotuj także procesy projektowania i weryfikacji po dostarczeniu dokumentów. 

2. Gromadź i analizuj przykładowe treści: wybierz kilka niedawno sporządzonych i zanonimizowanych wiadomości e-mail, umów, konsultacji lub wniosków, aby sprawdzić, czy przestrzegane są zasady ISO. 

3. Regularnie przeprowadzaj testy lub ćwiczenia praktyczne w kancelarii: sprawdzaj, czy odbiorcy rozumieją treść i potrafią z niej korzystać. Organizuj też szkolenia dla zespołów. 

4. Poddaj się audytowi przeprowadzonemu przez niezależnego eksperta: przykładowo w zakresie prostego języka, na podstawie 35 punktów końcowej listy kontrolnej normy. 

Ostatecznie, jeśli znasz techniki projektowania prawnego lub promujesz jasny język w swojej organizacji, zalecenia normy ISO 24495-2 będą wydawały Ci się naturalne. 

ISO 24495-2:2025 jako nowy punkt odniesienia 

Międzynarodowa norma porządkuje obszar, który przez lata funkcjonował jedynie jako dobra praktyka dotycząca prawniczej poprawności. Obecnie staje się uznanym standardem międzynarodowym, który można przekładać na procedury kancelaryjne i korporacyjne. Organizacje, które wdrożą ją jako pierwsze, zyskają przewagę nie tylko komunikacyjną, lecz także w zakresie efektywności pracy. 

Masz pytania po lekturze?

Artykuł artykułem, ale życie pisze własne scenariusze. Jeśli masz konkretny problem, po prostu o tym porozmawiajmy – bez zobowiązań.

Umów bezpłatną konsultację!