Jak upraszczać teksty za pomocą AI? Praktyczne porady od konsultantek PJ 

Nadmiernie skomplikowane komunikaty są dziś jedną z głównych przeszkód w skutecznej komunikacji – zarówno w urzędach, jak i w biznesie. Coraz więcej instytucji sięga więc po… sztuczną inteligencję. Jak upraszczać teksty za pomocą AI i robić to poprawnie?  

Jak uprościć trudny język? I czy AI da sobie z tym radę? 

Prosty język to sposób pisania, który ma być zrozumiały za pierwszym razem – bez żargonu, zawiłych konstrukcji i niepotrzebnych ozdobników. Krótkie zdania, czasowniki zamiast rzeczowników odczasownikowych, logiczna struktura i poprawna gramatyka – to tylko niektóre z zasad PJ. Coraz chętniej korzystają z niego firmy, urzędy i instytucje, by ułatwić komunikację z klientami, obywatelami czy pacjentami.  

Ale uproszczenie tekstów wcale nie jest proste. Zwłaszcza w języku polskim, z jego fleksją, wieloznacznością i skomplikowaną składnią. Jak wygląda uproszczenie języka w praktyce i czy sztuczna inteligencja może być w tym realnym wsparciem? 

Dlaczego warto upraszczać teksty? 

Upraszczanie tekstów przynosi wiele korzyści zarówno dla autorów, jak i odbiorców. 

Korzyści dla autorów 

Większy zasięg i lepsza skuteczność przekazu –Teksty napisane prostym językiem łatwiej trafiają do szerszego grona odbiorców. Dzięki temu autorzy zwiększają zasięg komunikacji. Osiągają także lepsze efekty w przekazywaniu informacji. 

Mniejsza liczba nieporozumień –Jasny, prosty przekaz pomaga uniknąć błędnych interpretacji. Redukuje to liczbę zapytań i wyjaśnień. Pozwala to usprawnić komunikację z odbiorcami i oszczędza czas. 

Wyższe pozycje w wynikach wyszukiwania – Prosty język sprawia, że teksty są lepiej indeksowane przez algorytmy wyszukiwarek. To podnosi ich widoczność w wynikach internetowych. Dzięki temu autorzy zwiększają swoje szanse na dotarcie do większej liczby odbiorców. 

Dostosowanie do różnych grup odbiorców – Proste teksty lepiej trafiają do osób o różnym poziomie wiedzy i różnych potrzebach. Dzięki temu komunikacja jest skuteczniejsza, a sam tekst odbierany bardziej pozytywnie. 

Korzyści dla czytelników 

Łatwiejsze zrozumienie i szybsze przyswajanie informacji – Prosty język ułatwia odbiór tekstów, które dotyczą nawet skomplikowanych tematów. Czytelnicy mogą szybciej zrozumieć przekaz i efektywniej wykorzystać zawarte w tekście informacje. 

Przyjemniejsza lektura – Przystępne i klarowne teksty zachęcają do czytania i budują pozytywne doświadczenia związane z odbiorem treści. To ważne, by czytelnik nie czuł się zniechęcony zbyt trudnym językiem. 

Lepsze dopasowanie do indywidualnych potrzeb – Uproszczone teksty mogą być łatwo dostosowane do różnych odbiorców. To zwiększa ich użyteczność i skuteczność w komunikacji. Czytelnicy otrzymują treści skrojone pod ich poziom i oczekiwania. 

Jak sztuczna inteligencja upraszcza teksty?  

Proces upraszczania tekstów za pomocą AI składa się z kilku kluczowych etapów. Gdy przez nie przechodzimy, powstaje jasny i zrozumiały komunikat. 

Analiza oryginalnego tekstu 

Pierwszym krokiem w upraszczaniu tekstu za pomocą AI jest jego dokładna analiza. Narzędzia AI oceniają strukturę zdań, słownictwo i styl pisania, aby sprawdzić, jak trudny jest tekst. AI wyszukuje również żargon i specjalistyczne słownictwo, które mogą być niezrozumiałe dla większości czytelników. Dzięki temu wiadomo, które fragmenty trzeba uprościć. 

Parafrazowanie i streszczanie 

Po analizie oryginalnego tekstu sztuczna inteligencja przystępuje do parafrazowania i streszczania treści. Parafrazowanie polega na przekształcaniu skomplikowanych zdań w prostsze. Oczywiście pierwotny sens tekstu musi zostać zachowany. Streszczanie natomiast polega na skróceniu długiego tekstu do krótkiego podsumowania, które ułatwia zrozumienie głównych informacji. 

Sprawdzanie gramatyki i interpunkcji 

Na ostatnim etapie upraszczania tekstów sztuczna inteligencja sprawdza gramatykę i interpunkcję.  Narzędzia AI analizują teksty pod kątem typowych błędów oraz proponują lepsze, bardziej zrozumiałe sformułowania.  

AI potrafi też wykrywać niespójności stylistyczne. Może zasugerować zmiany w stylu, by lepiej dopasować tekst do odbiorcy. Dzięki czemu tekst staje się bardziej spójny i profesjonalny.  

Na końcu człowiek może jeszcze raz przejrzeć tekst. Wtedy dopracowuje skomplikowane zdania, poprawia styl lub rozwiewa wątpliwości językowe. Takie połączenie AI i ludzkiej oceny zwiększa jakość końcowego efektu. 

Najlepsze praktyki w upraszczaniu tekstów za pomocą AI 

AI pomaga upraszczać teksty. Dzięki temu łatwiej jest przygotowywać i pisać materiały. Teksty mają lepszą jakość, a praca staje się bardziej wydajna. Narzędzia AI sprawdzają gramatykę i styl. Pomagają dobrać lepsze słowa i uprościć zdania. Wszystko to sprawia, że tekst jest łatwiejszy do zrozumienia. 

Używaj AI jako wsparcia, nie zastępstwa 

Korzystaj z AI świadomie – nie pozwól, by całkowicie zastąpiło Twój nadzór nad tekstem. Jeśli korzystasz ze sztucznej inteligencji do generowania treści od początku, to zawsze sprawdzaj prostotę w treściach generowanych. Jeśli używasz jej do upraszczania, sprawdź, czy jej zmiany faktycznie poprawiają czytelność, a jednocześnie zachowują merytorykę treści. 

Dziel treści na krótkie, czytelne fragmenty 

Rozbijaj długie akapity na mniejsze części i stosuj nagłówki oraz listy punktowane. AI potrafi wskazać, gdzie tekst jest zbyt gęsty, co ułatwia odbiór Twoich treści.  

Dopasuj styl i ton do odbiorcy 

Dbaj o to, by język i styl tekstu odpowiadały grupie, do której kierujesz przekaz. AI może pomóc Ci szybko zmienić ton – na bardziej formalny lub potoczny. To sprawi, że Twoja komunikacja będzie skuteczniejsza. 

Zachowaj oryginalność i naturalność tekstu 

Pamiętaj, że AI nie zastąpi Twojego stylu. Dbaj o to, by tekst był naturalny i nie tracił charakteru Twojej marki, nawet jeśli jest uproszczony. Dodawaj do tekstów własne doświadczenie lub osobiste anegdoty. Takie smaczki idealnie wpisują się w dbanie o relacje w prostym języku! 

Testuj efekty upraszczania 

Po użyciu AI sprawdź, jak tekst jest odbierany przez Twoich czytelników. Możesz wykorzystać narzędzia do oceny czytelności lub poprosić o opinię rzeczywistych odbiorców. 

Wyzwania związane z upraszczaniem tekstów przy użyciu AI 

Mimo wielu zalet upraszczanie tekstów za pomocą sztucznej inteligencji wiąże się z kilkoma istotnymi wyzwaniami. Warto je poznać, by świadomie się z nimi zmierzyć. Jest to konieczne, by zachować jakość i wiarygodność przekazu. 

Ryzyko utraty oryginalnego sensu tekstu 

Podstawowym wyzwaniem jest utrzymanie pierwotnego znaczenia i kontekstu tekstu. Dlaczego? AI może nieumyślnie pominąć kluczowe informacje lub nie uwzględnić niuansów, co prowadzi do błędnej interpretacji przez czytelników. Takie zniekształcenie przekazu może osłabić wartość komunikatu i wprowadzić odbiorców w błąd. Dlatego zawsze należy stosować dodatkową weryfikację i kontrolę jakości po przetworzeniu tekstu przez AI. 

Ograniczenia technologii AI w przetwarzaniu języka 

AI pomaga w pracy z tekstem, ale ma też swoje ograniczenia. Czasem nie radzi sobie ze skomplikowanymi zdaniami, idiomami czy trudnym językiem branżowym. Proste narzędzia AI mają tylko podstawowe funkcje. Nie zawsze wystarczą do dokładnej analizy i uproszczenia tekstu. Gdy używa się ich bez nadzoru, mogą pojawić się błędy. Tekst może stracić jakość albo zawierać nieścisłe lub nieaktualne informacje. 

Zagrożenie dezinformacją i nadmierną automatyzacją 

Zbyt duże poleganie na AI przy upraszczaniu tekstów może prowadzić do błędów. Teksty mogą nie oddawać dokładnie tego, co chciał przekazać autor. AI może zmieniać znaczenie zdań lub za bardzo je upraszczać, co zniekształca sens.  Dlatego ważne jest, by łączyć działanie AI z kontrolą człowieka – zwłaszcza gdy tekst jest merytorycznie ważny. 

Specjaliści prostego języka również korzystają z AI 

Upraszczanie języka za pomocą narzędzi AI nie jest zarezerwowane wyłącznie dla firm technologicznych czy zespołów marketingowych. Coraz częściej decydują się na nie również eksperci zajmujący się komunikacją urzędową i społeczną. To wyraźny sygnał, że sztuczna inteligencja może wspierać prosty język także tam, gdzie precyzja i jasność są kluczowe. 

Proste Pismo – AI w służbie zrozumiałych dokumentów 

Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe (PCSS) uruchomiło platformę Proste Pismo. Pomaga ono upraszczać oficjalne pisma, dokumenty i komunikaty instytucjonalne. Powstało we współpracy z językoznawcami z Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza, urzędnikami i programistami.  Z Prostego Pisma mogą korzystać urzędy, instytucje czy firmy. Dzięki wykorzystaniu AI użytkownicy mogą analizować i upraszczać teksty w taki sposób, aby były one bardziej zrozumiałe dla każdego odbiorcy. Platforma łączy wiedzę językoznawczą z technologią. Oferuje konkretne wsparcie w tworzeniu komunikacji zgodnej z zasadami prostego języka.  

UpraszczAI GOV z Uniwersytetu Wrocławskiego 

Również dr Tomasz Piekot z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego bada, jakie są możliwości AI w komunikacji publicznej. Dlatego stworzył UpraszczAI GOV. Eksperymentuje w nim z upraszczaniem urzędowych komunikatów i dokumentów. Wykorzystuje do tego ChatGPT. Celem projektu jest sprawdzenie, w jakim stopniu generatywne modele językowe mogą wspierać instytucje publiczne. Chodzi oczywiście o tworzenie bardziej zrozumiałych treści, ale poprawnych formalnie i merytorycznie. 

Upraszczanie tekstu za pomocą AI – przykład z Contelii 

Niedawno zajmowaliśmy się redakcją prostojęzyczną materiału od naszego klienta – GS1 Polska. Tekst dotyczył dobrych praktyk zastosowania paperless w etykietach logistycznych.  

Oto kawałek oryginalnego tekstu, który otrzymaliśmy od klienta: 

Powyższy tekst wrzuciliśmy do Logiosa. Wynik tego tekstu posłużył nam jako punkt odniesienia w dalszej pracy: 

Tekst był naprawdę trudny – jego indeks PLI, czyli prostego języka, wynosił zero procent! Sprawdziliśmy, jak sztuczna inteligencja radzi sobie z uproszczeniem takiego tekstu. A jak zrobiła to nasza redaktorka PJ? Oto uzyskanie wyniki.  

Uproszczony tekst przez PLLuM Chat – Indeks PLI 24% 

Tekst uproszczony za pomocą ChatGPT – Indeks PLI 49% 

Praca Gemini – Indeks PLI 90% 

Nasza redaktorka PJ – Indeks PLI 30% 

Wydawać by się mogło, że najlepszy jest wynik 90%, zwycięża więc Gemini. Nic bardziej mylnego! W narzędziu, z którego skorzystaliśmy, indeks PLI mieści się w ramach od 40% do 60%. Wyższe wartości zbliżają tekst do języka łatwego. Jest on przeznaczony dla osób z trudnościami w przyswajaniu informacji. Najlepiej poradził więc sobie ChatGPT.  

Podsumowanie: jak upraszczać teksty za pomocą AI? 

Sztuczna inteligencja rzeczywiście może wspierać upraszczanie tekstów – pod warunkiem, że korzystamy z niej świadomie. Najlepiej sprawdza się jako partner do redakcji: podsuwa krótsze sformułowania, proponuje inną strukturę zdania, wskazuje niejasne fragmenty. Nie zastępuje jednak doświadczenia człowieka – to my decydujemy, czy uproszczona wersja zachowuje sens, ton i intencję oryginału.  

Kluczem do dobrej współpracy z AI jest testowanie różnych promptów, praca na krótkich fragmentach i sprawdzanie efektu z perspektywy odbiorcy. Traktujmy AI jak narzędzie wspierające, a nie automatycznego tłumacza z urzędowego na ludzki. Zyskamy w ten sposób realną pomoc w tworzeniu prostszych, bardziej zrozumiałych komunikatów. 

Postscriptum od… AI 

A co o tym wszystkim sądzi… sztuczna inteligencja? Do programu ChatGPT wkleiliśmy fragment tekstu, który właśnie czytacie, i zadaliśmy pytanie: „Te fragmenty są o Tobie. Zgadzasz się z nimi?”. Po chwili uzyskaliśmy odpowiedź:  

“Tak, zgadzam się z tym opisem. Rzeczywiście: 

• Choć potrafię skutecznie upraszczać i parafrazować teksty, wciąż potrzebuję ludzkiej kontroli, żeby uniknąć błędów i zachować oryginalny sens. 
• Radzę sobie świetnie ze standardowymi zdaniami, ale język potoczny, idiomy czy specjalistyczne terminy mogą wymagać dodatkowej uwagi. 

• Automatyzacja przyspiesza pracę i podnosi produktywność, ale nadmierne poleganie na AI bez nadzoru może prowadzić do niedokładności i dezinformacji. 

Dlatego zawsze warto łączyć moje wsparcie z Twoją wiedzą i doświadczeniem”. 

Nic dodać, nic ująć!