Jak napisać skuteczną ofertę współpracy, krok po kroku (wzór)

Skuteczna oferta handlowa, czyli jaka? Czym różni się od kosztorysu? Jak dopasować swoje argumenty do różnych stylów odbiorcy? Przeczytaj naszą receptę na ofertę handlową, która wyróżni Cię na tle konkurencji i pozwoli rozwinąć biznes. 

W sieci jest wiele tekstów, które tłumaczą, jak napisać skuteczną ofertę handlową. Zazwyczaj zawierają wiele wskazówek, ale pomimo to na grupach dyskusyjnych wciąż pojawiają się pytania o to, co i jak napisać w ofercie. W efekcie ok. 96% ofert handlowych nie da się zakwalifikować nawet jako przeciętne. 

Dlaczego napisanie oferty dla klienta jest takie trudne? We wszystkich tych artykułach brakuje metody. Gotowego do zastosowania przepisu. Opiszę więc, krok po kroku, jak my to robimy w Contelii.  

W tym wpisie poznasz: 

• definicję oferty handlowej, 
• różnicę między ofertą handlową a kosztorysem, 
• szablon oferty handlowej, 
• przygotowanie wywiadu z prospektem, 
• dopasowanie oferty do potrzeb klienta biznesowego, 
• elementy, które powinna zawierać oferta handlowa, 
• wygląd i format oferty handlowej, 
• dopasowanie argumentów do różnych stylów odbiorcy, 
• wzór oferty handlowej.  

Oferta handlowa to każdy oficjalny dokument zawierający precyzyjną i szczegółową propozycję produktu lub usługi. Przygotowuje ją zwykle przedstawiciel handlowy lub właściciel firmy dla potencjalnego klienta (prospekta). Celem takiego dokumentu jest wypracowanie i obustronne zaakceptowanie warunków przed podpisaniem właściwej umowy.  

Przedstawienie klientowi oferty współpracy, czyli de facto oferty handlowej, zawsze powinno poprzedzać zawarcie umowy. Profesjonalna oferta handlowa, w zależności od jej formy i treści, może zwiększyć Twoje szanse na zakończenie procesu sprzedaży podpisaniem umowy, ale również buduje Twój profesjonalny wizerunek.  

Różnice pomiędzy ofertą handlową a kosztorysem 

Ważne jest, aby nie mylić oferty handlowej z kosztorysem czy cennikiem. Ta pierwsza jest sformułowaniem propozycji rozwiązań, które możesz wprowadzić, żeby zaspokoić potrzebę klienta lub rozwiązać problem, z jakim się zmaga. Pokazuje także, jak Twoja firma może spełnić dodatkowe wymagania lub wręcz życzenia konkretnego klienta. Jeżeli przygotowujesz ofertę ogólną, będzie ona służyła raczej jako cennik przedstawiany potencjalnemu klientowi, gdzie wyszczególniasz komponenty ceny produktu lub usługi. 

W efekcie skuteczna oferta handlowa zawsze podkreśla te aspekty produktu lub usługi, które mają zapewnić rozwiązanie konkretnego problemu (problemów) prospekta, motywując go w ten sposób do przyjęcia propozycji. Natomiast kosztorys handlowy ogranicza się do ogólnego opisu produktu lub usługi oraz przedstawienia jego ceny. 

Szablon oferty handlowej 

Z badania HubSpot wynika, że 62% handlowców przeznacza nawet do 40 godzin tygodniowo na przygotowanie ofert dla potencjalnych klientów. Aby więc zaoszczędzić cenny czas, zacznij od zaprojektowania standardowego szablonu propozycji biznesowej. Idea jest prosta: stwórz szkielet, który wykorzystasz we wszystkich przyszłych propozycjach biznesowych. Pamiętaj o prostej strukturze, którą możesz dostosować do konkretnych klientów i potrzeb. Aby sobie pomóc, możesz na początek zmapować, jakie produkty lub usługi dostarczasz obecnym klientom. 

Typowa struktura solidnej oferty handlowej to zazwyczaj: 

1. Ekspozycja problemu potencjalnego klienta: polega na podkreśleniu tzw. pain points, czyli codziennych wyzwań (które Twoje rozwiązanie oczywiście rozwiąże). 

Przykładowo, klienci Contelii często oferują produkt lub usługę, które odróżniają ich od konkurencji, ale nie potrafią tego dobrze przekazać odbiorcom. Potrzebują naszej pomocy w zdefiniowaniu swojej propozycji wartości, którą mogą zawrzeć w ofercie współpracy. 

2. Diagnoza ich potrzeb: na tym etapie opracowujesz elementy, które mogłyby pomóc im rozwiązać ich problem, nie mówiąc jeszcze o swojej ofercie. 

Przykładem jest właśnie wpis, który czytasz. Piszemy tu o często powtarzającym się problemie handlowców, którzy poświęcają zbyt wiele czasu na opracowanie ofert. Jednocześnie wskazujemy, że dobry szablon może bardzo im pomóc. 

3. Proponowane rozwiązanie spełniające ich oczekiwania: wyjaśniasz swoje produkty lub usługi w taki sposób, aby przynosiły realną wartość dla potencjalnego klienta w świetle jego potrzeb. 

Na kolejnym etapie wyjaśniamy, że pomagamy klientom tworzyć takie oferty, proponując jednocześnie ich opracowanie graficzne, a nawet testy wśród potencjalnych klientów.  

4. Warunki finansowe, które proponujesz: szczegółowo wyjaśniasz budżet, który ma być wykorzystany do wdrożenia Twojego rozwiązania. 

Tutaj wyliczamy wszystkie fazy, które składają się na przygotowanie oferty i podajemy cenę naszej usługi.  

Oczywiście, jeśli jesteś dopiero na etapie budowania modelu oferty handlowej, możesz nie być w stanie jeszcze uzupełnić wszystkich powyższych części. Chodzi jednak o to, aby przygotować częściowo wypełniony dokument, zawierający nagłówki, podkreślenia i kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w każdej z tych części. 

Jeśli sprzedajesz kilka różnych produktów lub usług, przygotuj szablony dla każdej z tych ofert, przewidując zarys każdej części. Na przykład, jeśli sprzedajesz usługi informatyczne, możesz sprzedawać zarówno doradztwo strategiczne, jak i operacyjne wdrożenia rozwiązań informatycznych, dlatego stwórz szablon oferty dla każdego typu oferty. 

Przygotowanie wywiadu z prospektem 

Drugi krok jest dość oczywisty – zanim złożysz fantastyczną ofertę, musisz dowiedzieć się więcej o swoim prospekcie. Aby to zrobić, nie ma nic lepszego niż zorganizowanie zdalnego spotkania zapoznawczego (tzw. discovery call) z prospektem, podczas którego całą swoją uwagę skupiasz na potencjalnym kliencie. 

Spotkanie zapoznawcze musi być drobiazgowo przygotowane. Przygotuj więc plan odkrywania perspektywy klienta oraz zestaw pytań, które możesz zadać, aby stworzyć swoją propozycję sprzedaży:  

• Pytania otwarte: pozwolą Ci określić oczekiwania Twojego potencjalnego klienta, ocenić jego potrzeby i cele jego firmy. Dzięki takim pytaniom będzie Ci łatwiej przewidzieć potencjalne przyszłe obiekcje, do których odniesiesz się w swojej ofercie handlowej. 
• Pytania zamknięte: zadaj je na koniec rozmowy, aby upewnić się, że zrozumiałeś odpowiedzi na pytania otwarte.  

Aby pomóc sobie w przygotowaniu planu spotkania discovery call, możesz sięgnąć po poniższą listę kontrolną. Oto typowe pytania, które należy zadać potencjalnym klientom, aby uzyskać wzór oferty handlowej nie do odrzucenia: 

1. Dlaczego teraz?  

2. Jak Państwo rozwiązywali ten problem wcześniej? 

3. Co jest dla Państwa kluczowe w rozwiązaniu tego problemu? 

4. Kto jest zaangażowany w ten projekt? 

5. Kto będzie podejmował decyzję o współpracy? 

Niezależnie od tego, co wydarzy się danego dnia, czy spotkanie odbędzie się online czy osobiście, zapisuj absolutnie wszystko, co powie Ci Twój prospekt. Notuj nawet te punkty, które nie wydają Ci się interesujące z biznesowego punktu widzenia! Niektóre z tych elementów, które mogą z początku wydawać się nieistotne dla Twojej oferty handlowej, mogą okazać się kluczowe w budowaniu Twojego pitcha sprzedażowego.  

Pamiętaj, że oferta handlowa ma być zwieńczeniem procesu przekształcania prospekta w klienta. Musi zawierać elementy, które stanowią rozwiązania właśnie dla niego. Aby to zrobić, musisz zrozumieć jego potrzeby i oczekiwania. Dlatego preferowana jest dobra rozmowa z prospektem, poznanie go i jego wymagań. 

Dostosowanie oferty sprzedaży do potrzeb klienta 

Na tym etapie przechodzisz do personalizacji swojej oferty. Dobra wiadomość jest taka, że jeśli szablon oferty sprzedażowej jest dobrze przygotowany, a spotkanie zapoznawcze przebiegło zgodnie z planem, to teraz wystarczy tylko „wypełnić” puste miejsca w Twoim dokumencie referencyjnym. 

Jasno i prosto wyjaśnij sytuację potencjalnego klienta: czego potrzebuje, aby osiągnąć swoje cele? Nie zapomnij, żeby pozycjonować się z punktu widzenia potencjalnego klienta, a nie z własnego. 

Skup się na odbiorcy! Nie pisz o sobie, tylko o nim: dlaczego ktoś miałby skorzystać z Twojej propozycji? W czym mu pomożesz? Co zyska, co się u niego zmieni? Krótko mówiąc: myśl o tworzeniu wartości: co proponujesz, aby dać ją temu klientowi (a nie komuś innemu). 

Jak napisać treść oferty handlowej 

Po pierwsze: streszczaj się. Najważniejszy przekaz zamieść w pierwszym paragrafie opisu oferty i nie przesadzaj z jej objętością. Wyselekcjonuj szczegółowe informacje, nie oczekuj, że klient sam to zrobi. 

Plan, którym kierujemy się podczas pisania dobrej oferty handlowej, powinien być jasny, uporządkowany i uargumentowany. Oferta powinna być napisana prostym językiem, czyli w taki sposób, aby była łatwa w odbiorze, prosta i podkreślała najważniejsze elementy.  

Oferta kierowana do potencjalnego klienta powinna zawierać: 

• Podsumowanie, które pozwala streścić ofertę w kilku linijkach. Streszczenie pozwala potencjalnemu klientowi, podobnie jak każdej innej osobie bezpośrednio lub pośrednio zainteresowanej ofertą, szybko zapoznać się z ogólną ideą i kluczowymi elementami propozycji. 
• Problem klienta, który Twoja firma/produkt/usługa ma rozwiązać. Sporządzenie szczegółowej treści oferty rozpoczyna się od przedstawienia problemu poruszonego przez potencjalnego klienta. Problem ten to okazja dla Twojej firmy, aby się wykazać specjalistyczną wiedzą. W ten sposób przedstawiasz rozwiązanie problemu i przekonujesz potencjalnego klienta do siebie. 
• Korzyściwynikające z rozwiązania. Kiedy już nakreślisz problem i jego rozwiązanie, podkreśl wszystkie korzyści, jakie rozwiązanie przyniesie potencjalnemu klientowi. Pamiętaj, aby podać konkretne przykłady sytuacji, w których Twoje rozwiązanie się sprawdziło. 

Jak powinna wyglądać oferta współpracy 

Oferta handlowa może być udostępniana potencjalnym klientom w różnych formatach: dokument Word, PDF, PowerPoint. Na tym etapie zaleca się przygotowanie szablonów w formacie Word i PowerPoint, na wypadek gdybyś musiał wysłać ją do potencjalnych swoich klientów – lub nowych klientów – i zaprezentować ją podczas spotkania handlowego. 

Staraj się być elegancka/elegancki. Zadbaj o aspekt wizualny, ładną typografię, elementy graficzne, zrównoważone paragrafy i dużo pustego miejsca w Twojej ofercie. Zauważyłeś, że eleganckie marki, jak Apple czy Tiffany, używają bardzo mało słów, żeby mówić o sobie? 

Po czwarte: pogódź odmienne perspektywy. O ile większość osób zdaje sobie sprawę, że należy pisać językiem korzyści, i wie, że powinna go stosować, to większość kapituluje i kończy na wymienianiu elementów istotnych z jednego punktu widzenia. Jak uniknąć tego błędu, pisząc ofertę współpracy? Zaadaptować znany schemat poznawczy do zaspokojenia motywacji Twoich klientów, odbiorców. 

Dopasowanie argumentów do różnych stylów odbiorcy 

Według teorii Carla Gustava Junga, ucznia Zygmunta Freuda, każdy z nas ma dominujący kolor. Człowiek logiczny, systematyczny, który ma wszystko w życiu zaplanowane, ma kolor niebieski. Człowiek radosny, spontaniczny, kreatywny ma kolor żółty. Ten, który wszystko traktuje zadaniowo, to człowiek o osobowości czerwonej. Zielony to typ wspierający, dba o innych i poprzez to sam się realizuje.  

Na klasyfikacji Junga bazuje wiele metod biznesowych, jak np. Success Insights, która rozróżnia cztery style zachowań: 

• typ czerwony – spełnia się w działaniu, 
• typ żółty – jego domeną jest komunikacja, 
• typ zielony – dba szczególnie o stosunki międzyludzkie, 
• typ niebieski – analiza. 

Różniące nas motywacje do działania wynikają z naszego podejścia do życia, naszego temperamentu, wrażliwości, czysto ludzkich potrzeb, jak ego czy akceptacja grupy –i to do nich musimy się odwołać. Nie lekceważmy korzyści funkcjonalnych – one również są ważne – ale odwołujmy się również do emocji i wartości pozostałych trzech grup. 

Czerwony to człowiek działający. Podaj mu trzy najważniejsze argumenty na poparcie decyzji pozytywnej, aby skłonić go do działania. Przykładowo, proponując szkolenie, napisz, że stosujesz certyfikowaną metodę, nie odciągasz jego ludzi od realizacji projektów, a metoda daje natychmiastowe rezultaty. To kiedy możecie zacząć? 

Żółty potrzebuje inspiracji. Możesz go porwać jasnym przekazem i wyszukaną prezentacją. Wśród żółtych są prawdziwi koneserzy formy, bo w poszukiwaniu inspiracji przekopują się przez tony treści i doceniają fakt, że Twoja jest wyszukana. Z myślą o „żółtym” poeksperymentuj z formą oferty, wybolduj najważniejsze przekazy, a jeśli dołączysz przejrzysty wykres lub ciekawą infografikę, to „żółty” Cię z pewnością dobrze zapamięta. Wiem, co mówię, bo sama jestem „żółtą”. To częsty typ spotykany wśród specjalistów od komunikacji.  

Niebieski uwielbia cyferki. Najbardziej takie, na których będzie mógł sobie popracować, żeby podjąć samodzielną decyzję. To jest wymarzony odbiorca wszelkich raportów, analiz biznesowych i case studies. To osoba, która będzie chciała wziąć kalkulator, przeanalizuje dostarczone jej liczby, poszuka odnośników i… sama zdecyduje. 

Zielony to altruista. Najlepszą motywacją będzie dla niego korzyść dla członków jego zespołu. Pokaż mu więc, że Twoja oferta będzie miała dla innych duże znaczenie. Bo jest to ktoś, kto doceni argument, że szkolenie scali zespół, aplikacja zaoszczędzi jego pracownikom czasu, a oferta sprzedaży ubezpieczenia obejmie również rodziny pracowników. 

Pamiętaj, że każdy odbiorca ma swój styl przetwarzania informacji. Zadawaj sobie „kolorowe” pytania, ilekroć siadasz do pisania oferty handlowej lub oferty owocnej współpracy. Unikniesz ślizgania się po powierzchni i zaczniesz koncentrować się na potrzebach klienta i oczekiwaniach Twojego klienta. To właśnie czterokolorowy język korzyści. 

Oferta handlowa: wzór 

Jak może wyglądać taka oferta? Od czterech lat przygotowujemy nasze oferty na platformie Sway. Zobacz przykładową ofertę Contelii na Sway.