Jak upraszczać teksty za pomocą AI? Praktyczne porady od konsultantek PJ 

Nadmiernie skomplikowane komunikaty są dziś jedną z głównych przeszkód w skutecznej komunikacji – zarówno w urzędach, jak i w biznesie. Coraz więcej instytucji sięga więc po… sztuczną inteligencję. Jak upraszczać teksty za pomocą AI i robić to poprawnie?  

Jak uprościć trudny język? I czy AI da sobie z tym radę? 

Prosty język to sposób pisania, który ma być zrozumiały za pierwszym razem – bez żargonu, zawiłych konstrukcji i niepotrzebnych ozdobników. Krótkie zdania, czasowniki zamiast rzeczowników odczasownikowych, logiczna struktura i poprawna gramatyka – to tylko niektóre z zasad PJ. Coraz chętniej korzystają z niego firmy, urzędy i instytucje, by ułatwić komunikację z klientami, obywatelami czy pacjentami.  

Ale uproszczenie tekstów wcale nie jest proste. Zwłaszcza w języku polskim, z jego fleksją, wieloznacznością i skomplikowaną składnią. Jak wygląda uproszczenie języka w praktyce i czy sztuczna inteligencja może być w tym realnym wsparciem? 

Dlaczego warto upraszczać teksty? 

Prosty język to inwestycja, która zwraca się obu stronom – autorom oraz czytelnikom.  

Korzyści dla autorów 

• Większa skuteczność: Teksty pisane prostym językiem docierają do szerszego grona odbiorców i lepiej przekazują kluczowe informacje.  
• Mniej nieporozumień: Jasny przekaz zapobiega błędnym interpretacjom. Dzięki temu dostajesz mniej pytań i oszczędzasz czas na wyjaśnieniach.  
• Lepsza widoczność (SEO): Algorytmy wyszukiwarek lepiej indeksują przejrzyste treści. To zwiększa Twoje szanse na dotarcie do nowych użytkowników.  
• Uniwersalność: Proste teksty skuteczniej trafiają do osób o różnym poziomie wiedzy i budują bardziej pozytywny wizerunek Twojej marki.  

Korzyści dla czytelników 

• Szybsza wiedza: Dzięki prostemu językowi czytelnicy błyskawicznie rozumieją nawet trudne tematy i wiedzą, jak wykorzystać zawarte w nich informacje.  
• Przyjemniejsza lektura: Klarowny tekst zachęca do czytania i buduje pozytywne relacje. Czytelnik nie czuje się zniechęcony zawiłym stylem.  
• Treści dopasowane do potrzeb: Uproszczony przekaz odpowiada na konkretne oczekiwania odbiorcy. Dzięki temu czytelnik otrzymuje dokładnie to, czego potrzebuje. 

Jak sztuczna inteligencja upraszcza teksty?   

Sztuczna inteligencja zmienia trudny tekst w jasny komunikat w trzech krokach: 

1. Analiza tekstu 

AI sprawdza, jak skomplikowane są Twoje zdania i czy używasz trudnych słów. Narzędzie od razu wskazuje: 

• gdzie ukryłeś żargon,  
• które fragmenty są zbyt trudne dla czytelnika.  

2. Skracanie i zmiana formy 

AI zamienia zawiłe zdania na krótkie i proste. Jeśli tekst jest za długi, program tworzy szybkie podsumowanie najważniejszych informacji. Dzięki temu czytelnik błyskawicznie wie, o co chodzi.  

3. Poprawa błędów i stylu 

Na koniec AI czyści tekst: 

• poprawia gramatykę i znaki przestankowe,  
• usuwa błędy stylistyczne,  
• pilnuje, aby styl tekstu pasował do Twojego odbiorcy.  

Pamiętaj: AI to tylko pomocnik 

Nawet najlepsze narzędzie wymaga Twojego nadzoru. Na końcu to Ty przeczytaj tekst, popraw zawiłe sformułowania i upewnij się, że całość brzmi naturalnie, a AI niczego nie pominął. Połączenie szybkości AI z Twoją wiedzą daje najlepszy efekt. 

Najlepsze praktyki w upraszczaniu tekstów za pomocą AI 

AI pomaga upraszczać teksty. Dzięki temu łatwiej jest przygotowywać i pisać materiały. Teksty mają lepszą jakość, a praca staje się bardziej wydajna. Narzędzia AI sprawdzają gramatykę i styl. Pomagają dobrać lepsze słowa i uprościć zdania. Wszystko to sprawia, że tekst jest łatwiejszy do zrozumienia. 

Używaj AI jako wsparcia, nie zastępstwa 

Korzystaj z AI świadomie – nie pozwól, by całkowicie zastąpiło Twój nadzór nad tekstem. Jeśli korzystasz ze sztucznej inteligencji do generowania treści od początku, to zawsze sprawdzaj prostotę w treściach generowanych. Jeśli używasz jej do upraszczania, sprawdź, czy jej zmiany faktycznie poprawiają czytelność, a jednocześnie zachowują merytorykę treści. 

Dziel treści na krótkie, czytelne fragmenty 

Rozbijaj długie akapity na mniejsze części i stosuj nagłówki oraz listy punktowane. AI potrafi wskazać, gdzie tekst jest zbyt gęsty, co ułatwia odbiór Twoich treści.  

Dopasuj styl i ton do odbiorcy 

Dbaj o to, by język i styl tekstu odpowiadały grupie, do której kierujesz przekaz. AI może pomóc Ci szybko zmienić ton – na bardziej formalny lub potoczny. To sprawi, że Twoja komunikacja będzie skuteczniejsza. 

Zachowaj oryginalność i naturalność tekstu 

Pamiętaj, że AI nie zastąpi Twojego stylu. Dbaj o to, by tekst był naturalny i nie tracił charakteru Twojej marki, nawet jeśli jest uproszczony. Dodawaj do tekstów własne doświadczenie lub osobiste anegdoty. Takie smaczki idealnie wpisują się w dbanie o relacje w prostym języku! 

Testuj efekty upraszczania 

Po użyciu AI sprawdź, jak tekst jest odbierany przez Twoich czytelników. Możesz wykorzystać narzędzia do oceny czytelności lub poprosić o opinię rzeczywistych odbiorców. 

Pisanie może być prostsze 

Dosłownie. Pokażemy Wam narzędzia i zasady, dzięki którym komunikacja w firmie stanie się czytelniejsza. 

Sprawdź nasze szkolenie!

Wyzwania przy pracy z AI 

Stosowanie sztucznej inteligencji do upraszczania tekstów wiąże się z wyzwaniami. Aby dbać o jakość i wiarygodność, musisz je znać.  

1. Ryzyko utraty sensu 

AI może pominąć ważne informacje lub niuanse. Czytelnik może wtedy błędnie zinterpretować Twój tekst. Zniekształcony przekaz osłabia wartość komunikatu i wprowadza w błąd. Po pracy AI zawsze weryfikuj tekst.  

2. Ograniczenia technologii 

AI nie zawsze radzi sobie ze złożonymi zdaniami, idiomami czy żargonem. Proste narzędzia AI mają ograniczone funkcje, które nie wystarczą do głębokiej analizy. Brak Twojego nadzoru grozi błędami lub podaniem nieaktualnych informacji.  

3. Zagrożenie dezinformacją 

Nadmierne poleganie na automatyzacji prowadzi do błędów. AI może zmienić znaczenie zdań lub zbyt mocno je uprościć, co wypacza sens. Zawsze łącz pracę AI z kontrolą człowieka, szczególnie w ważnych dokumentach. 

Specjaliści prostego języka również korzystają z AI   

Sztuczna inteligencja wspiera ekspertów prostego języka nie tylko w biznesie, ale także w administracji publicznej i komunikacji społecznej. Potwierdza to, że AI świetnie sprawdza się tam, gdzie jasność przekazu jest priorytetem. 

1. Proste Pismo (PCSS) 

Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe uruchomiło platformę Proste Pismo, która pomaga upraszczać oficjalne dokumenty i komunikaty instytucjonalne. 

• Kto stoi za projektem? Platforma powstała dzięki współpracy programistów z językoznawcami z Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza oraz urzędnikami. 
• Jak to działa? Narzędzie łączy wiedzę językową z technologią AI. 
• Dla kogo? Z platformy mogą korzystać firmy, urzędy oraz inne instytucje. 

2. UpraszczAI GOV (Uniwersytet Wrocławski) 

Dr Tomasz Piekot z Pracowni Prostej Polszczyzny UWr prowadzi projekt UpraszczAI GOV, w którym bada potencjał AI w komunikacji publicznej. 

• Cel projektu: Sprawdzenie, czy modele językowe (takie jak ChatGPT) mogą skutecznie pomagać instytucjom publicznym. 
• Na czym polega wsparcie? AI pomaga tworzyć treści, które są zrozumiałe dla obywateli, a jednocześnie zachowują poprawność merytoryczną i formalną. 

Upraszczanie tekstu za pomocą AI – przykład z Contelii 

Niedawno redagowaliśmy tekst dla naszego klienta, GS1 Polska, na temat cyfrowych etykiet logistycznych (paperless). Oryginalny materiał był bardzo skomplikowany – wskaźnik prostego języka (PLI) wynosił 0%. 

Postanowiliśmy sprawdzić, jak z tym trudnym zadaniem poradzą sobie różne narzędzia AI oraz nasza redaktorka. 

Uproszczony tekst przez PLLuM Chat – Indeks PLI 24% 

Tekst uproszczony za pomocą ChatGPT – Indeks PLI 49% 

Praca Gemini – Indeks PLI 90% 

Nasza redaktorka PJ – Indeks PLI 30% 

Dlaczego 90% wcale nie oznacza zwycięstwa? 

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że wygrywa Gemini z wynikiem 90%. To jednak pułapka! W naszym narzędziu analitycznym optymalny wskaźnik prostego języka mieści się w przedziale 40–60%. 

• Co oznacza wynik powyżej 60%? Tekst zbliża się do standardu języka łatwego (Easy-to-Read). Jest on przygotowywany z myślą o osobach z dużymi trudnościami w przyswajaniu informacji. 
• Dlaczego ChatGPT wygrał? Jego wynik (49%) idealnie wpisał się w nasze „złote ramy”. Dzięki temu tekst jest najbardziej przystępny dla typowego odbiorcy biznesowego, nie będąc jednocześnie przesadnie uproszczonym. 

Podsumowanie: jak upraszczać teksty za pomocą AI? 

Sztuczna inteligencja rzeczywiście może wspierać upraszczanie tekstów – pod warunkiem, że korzystamy z niej świadomie. Najlepiej sprawdza się jako partner do redakcji: podsuwa krótsze sformułowania, proponuje inną strukturę zdania, wskazuje niejasne fragmenty. Nie zastępuje jednak doświadczenia człowieka – to my decydujemy, czy uproszczona wersja zachowuje sens, ton i intencję oryginału.  

Kluczem do dobrej współpracy z AI jest testowanie różnych promptów, praca na krótkich fragmentach i sprawdzanie efektu z perspektywy odbiorcy. Traktujmy AI jak narzędzie wspierające, a nie automatycznego tłumacza z urzędowego na ludzki. Zyskamy w ten sposób realną pomoc w tworzeniu prostszych, bardziej zrozumiałych komunikatów. 

Postscriptum od… AI 

A co o tym wszystkim sądzi… sztuczna inteligencja? Do programu ChatGPT wkleiliśmy fragment tekstu, który właśnie czytacie, i zadaliśmy pytanie: „Te fragmenty są o Tobie. Zgadzasz się z nimi?”. Po chwili uzyskaliśmy odpowiedź:  

“Tak, zgadzam się z tym opisem. Rzeczywiście: 

• Choć potrafię skutecznie upraszczać i parafrazować teksty, wciąż potrzebuję ludzkiej kontroli, żeby uniknąć błędów i zachować oryginalny sens. 
• Radzę sobie świetnie ze standardowymi zdaniami, ale język potoczny, idiomy czy specjalistyczne terminy mogą wymagać dodatkowej uwagi. 
• Automatyzacja przyspiesza pracę i podnosi produktywność, ale nadmierne poleganie na AI bez nadzoru może prowadzić do niedokładności i dezinformacji. 

Dlatego zawsze warto łączyć moje wsparcie z Twoją wiedzą i doświadczeniem”. 

Nic dodać, nic ująć!